Guía paso a paso para solicitar, autorizar, asignar, entregar, devolver y dar mantenimiento a vehículos.

Este manual está dirigido a empleados que utilizarán el sistema de flota en su trabajo diario. No se necesitan conocimientos técnicos ni experiencia previa con Odoo.

1. Antes de comenzar

El módulo de Flota permite organizar el uso de los vehículos de la organización desde que una persona solicita un vehículo hasta que el viaje termina y se registra el kilometraje de regreso.

Estados de una solicitud

Estado	Qué significa	Qué ocurre después
Borrador	La solicitud se está preparando.	El solicitante revisa los datos y presiona Solicitar.
Solicitado	La solicitud fue enviada para revisión.	Una persona autorizada puede aprobarla.
Autorizado	El viaje ya fue aprobado.	Se asigna un vehículo.
Asignado	El vehículo fue definido.	Se registran datos de salida y se inicia el viaje.
En curso	El vehículo salió.	Se registran movimientos/odómetro y luego se finaliza.
Finalizado	El viaje terminó correctamente.	La solicitud queda como registro histórico.
Cancelado	La solicitud fue anulada.	No continúa el flujo.

Quién hace cada tarea

Persona / responsabilidad	Acción principal
Solicitante	Crea la solicitud y la envía.
Autorizador de vehículo	Autoriza o devuelve la solicitud a la etapa anterior.
Asignador de vehículo	Selecciona el vehículo que se utilizará.
Encargado de entrega	Registra la salida real, asistentes y conductor; luego inicia el viaje.
Encargado de recepción	Revisa los registros del viaje y finaliza la solicitud.

IMPORTANTE: La misma persona que solicita no puede autorizar su propia solicitud. Si intenta hacerlo, el sistema mostrará un mensaje de error.

2. Cómo entrar a las solicitudes de vehículos

1. Ingrese al sistema con su usuario y contraseña.
2. Abra el módulo o menú de Flota.
3. Entre a la sección Vehículos.
4. Seleccione Solicitudes.
5. El sistema mostrará las solicitudes en calendario, lista o formulario, según la vista seleccionada.

En la lista de solicitudes aparecen, entre otros datos: Evento, Solicitante, fechas de salida y regreso, Destino, Misión Oficial y Estado. Las solicitudes canceladas no aparecen en la vista principal.

3. Crear una solicitud de vehículo

Use este procedimiento cuando necesite un vehículo para una actividad, visita, reunión, traslado u otra misión oficial.

1. Abra Flota > Vehículos > Solicitudes.
2. Presione Crear.
3. Complete la información de la solicitud.
4. Revise cuidadosamente fechas, destino y motivo del viaje.
5. Guarde el registro si el sistema no lo hace automáticamente.
6. Cuando todo esté correcto, presione Solicitar.

Información que debe completar

Campo en pantalla	Qué debe escribir o seleccionar	Cuándo es necesario
Evento	Nombre corto que identifique el viaje o actividad. Ej.: “Visita a proyecto San Miguel”.	Siempre.
Tipo de solicitud	Programada o No Programada.	Siempre.
Tipo de solicitante	Empleado o Contacto.	Siempre.
Solicitante	Seleccione al empleado o contacto que solicita el vehículo.	Siempre, según el tipo elegido.
Fecha Solicitud	Fecha en que se registra la petición.	Siempre.
Destino	Lugar al que se realizará el viaje.	Siempre.
Misión Oficial	Explique el propósito institucional del viaje.	Siempre.
Fecha Salida	Fecha y hora previstas para salir.	Cuando ya se conoce la programación.
Fecha Regreso estimado	Fecha y hora previstas para regresar.	Cuando ya se conoce la programación.
Encargado de autorización	Persona que revisará o autorizará la solicitud.	Según la operación definida por la organización.

Mientras la solicitud esté en Borrador, los principales datos pueden editarse. Después de enviarla, varios campos quedan bloqueados para evitar cambios durante la aprobación.

4. Enviar la solicitud para autorización

1. Abra la solicitud que se encuentra en estado Borrador.
2. Confirme que el destino, misión oficial, fechas y solicitante sean correctos.
3. Presione Solicitar.
4. Verifique que el estado cambie a Solicitado.

Al enviar la solicitud, el sistema intenta generar una notificación por correo mediante la plantilla configurada para este proceso.

Si necesita corregir algo después de enviarla, la solicitud puede volver a Borrador únicamente desde el estado Solicitado y por la persona configurada como encargada de autorización.

5. Autorizar una solicitud

Esta tarea corresponde a usuarios con permiso para autorizar vehículos.

1. Abra una solicitud que esté en estado Solicitado.
2. Revise quién solicita, destino, misión oficial y fechas previstas.
3. Confirme que la solicitud corresponde a una actividad válida.
4. Presione Autorizar.
5. Verifique que el estado cambie a Autorizado.

RESTRICCIÓN: Quien autoriza no puede ser la misma persona que aparece como solicitante. El sistema impide esta acción tanto para solicitudes de empleados como de contactos.

Si una solicitud autorizada debe regresar a la etapa anterior, el encargado de autorización puede usar Regresar a solicitado. Si todavía está en Solicitado, puede usar Regresar a borrador.

6. Asignar el vehículo

Esta tarea corresponde a usuarios con permiso para asignar vehículos.

1. Abra una solicitud en estado Autorizado.
2. Ubique la sección Asignación.
3. En Vehículo, seleccione el vehículo que se utilizará.
4. Presione Asignar.
5. Verifique que el estado cambie a Asignado.

El vehículo es obligatorio. No se puede completar la asignación si no se ha seleccionado un vehículo. El sistema mostrará: “Debe especificar el vehiculo asignado”.

7. Preparar la salida e iniciar el viaje

Esta tarea corresponde al personal encargado de entregar el vehículo.

1. Abra una solicitud en estado Asignado.
2. En Fecha y hora de Salida Real, registre el momento real de la entrega/salida.
3. En Asistieron, seleccione a las personas que participarán en el viaje.
4. En el campo de conductor o responsable, seleccione a la persona o personas responsables de conducir, según lo que muestre su pantalla.
5. Revise que el vehículo asignado sea el correcto.
6. Presione Iniciar.
7. Verifique que el estado cambie a En curso.

El sistema no deja iniciar si falta información. Antes de iniciar deben existir: fecha real de salida, asistentes y conductor(es).

8. Registrar kilometraje y datos del viaje

Mientras la solicitud esté En curso, se puede trabajar con el registro de odómetro de la solicitud.

1. Abra la solicitud que está En curso.
2. En la tabla Registro del odómetro, agregue una línea.
3. Registre la información de salida correspondiente.
4. Al regreso, agregue o complete el registro con la fecha y kilometraje de llegada.
5. Use Comentario cuando necesite dejar una observación.

Dato	Qué registrar
Fecha y hora de salida	Momento al que corresponde la lectura de salida.
Kilometraje de salida	Lectura del odómetro al iniciar.
Fecha y hora de llegada	Momento al que corresponde la lectura de regreso.
Kilometraje de llegada	Lectura del odómetro al regresar.
Comentario	Observaciones útiles: incidentes, ruta, anomalías, aclaraciones, etc.

Control de mantenimiento: cada vez que se crea un registro de odómetro, el sistema compara el kilometraje de llegada con los intervalos de servicio definidos para ese vehículo. Si se supera un intervalo, puede generar una notificación de mantenimiento.

9. Registrar el regreso y finalizar

1. Abra la solicitud En curso.
2. Registre la Fecha Regreso si corresponde.
3. Compruebe que los registros de odómetro estén completos.
4. Confirme que exista información suficiente para demostrar la salida y el regreso.
5. Presione Finalizar.
6. Verifique que el estado cambie a Finalizado.

CONDICIÓN PARA FINALIZAR: El sistema exige al menos dos registros en la sección de odómetros. Si existe uno o ninguno, mostrará el mensaje: “deben haber al menos dos registros”.

10. Cancelar una solicitud

Use Cancelar cuando el viaje ya no se realizará o la solicitud debe anularse.

1. Abra la solicitud que desea anular.
2. Presione Cancelar, si el botón está disponible.
3. Verifique que el estado cambie a Cancelado.

El botón Cancelar se oculta cuando la solicitud está En curso. Si el viaje ya comenzó, debe seguir el procedimiento operativo definido por la organización para resolver el caso.

11. Consultar o completar la información de un vehículo

Dependiendo de sus permisos, puede consultar o editar la ficha de un vehículo desde el módulo de Flota.

Información	Para qué sirve
Responsable	Persona responsable del vehículo.
VIN #	Número de identificación del vehículo.
Motor #	Número de motor.
Chasis #	Número de chasis.
Activo	Vincula el vehículo con el activo de la organización.
Clase	Clasificación interna del vehículo.
Tipo	Tipo de vehículo.
Tarjeta de circulación	Imagen o archivo de la tarjeta de circulación.
Kilometrajes por servicio	Intervalos de mantenimiento asociados al vehículo.

Configurar alertas de servicio por kilometraje

Campo	Qué significa
Comentario	Descripción breve del control.
Servicio	Tipo de servicio o mantenimiento.
Kilometraje entre servicios	Cantidad de kilómetros permitidos entre un servicio y el siguiente.
Último kilometraje	Kilometraje usado como referencia para saber cuándo corresponde el siguiente servicio.

Ejemplo: si un cambio de aceite está definido cada 5,000 km y el último servicio se registró a los 20,000 km, el sistema puede alertar cuando un nuevo registro de llegada supere el límite configurado.

12. Registrar ingreso de un vehículo a taller

Esta parte se utiliza para registrar servicios o mantenimientos realizados a un vehículo. La opción exacta de menú puede variar según los permisos disponibles, pero corresponde al registro de servicios de Flota.

1. Abra el registro de servicios o mantenimiento de vehículos.
2. Cree un nuevo registro.
3. Seleccione al Solicitante.
4. Seleccione el Vehículo.
5. Seleccione el Tipo de servicio.
6. Seleccione el Taller.
7. Complete los datos de salida del vehículo hacia el taller.
8. Marque los Aspectos a revisar y escriba la Descripción si es necesario.
9. Al regresar el vehículo, complete la información de Retorno y el Diagnóstico.
10. Registre la Orden de compra cuando corresponda.

Datos de salida al taller

Campo	Qué debe registrar	Obligatorio en pantalla
Solicitante	Empleado que solicita o gestiona el servicio.	Sí
Vehículo	Vehículo que irá al taller.	Sí
Tipo de servicio	Mantenimiento o servicio requerido.	Sí
Taller	Proveedor/taller que recibirá el vehículo.	Sí
Fecha salida	Fecha en que el vehículo sale al taller.	Sí
Kilometraje de salida	Kilometraje al salir.	Sí
Combustible de salida	1/4, 1/2, 3/4 o Full.	Sí
Encargado de salida	Empleado que entrega el vehículo.	Sí

Datos al regresar del taller

Campo	Qué debe registrar
Fecha retorno	Fecha en que el vehículo vuelve.
Kilometraje de retorno	Lectura del odómetro al recibirlo.
Combustible de regreso	1/4, 1/2, 3/4 o Full.
Encargado de recepción	Empleado que recibe el vehículo.
Diagnóstico	Resultado del diagnóstico o trabajo realizado.
Aspectos a revisar	Elementos que debían inspeccionarse.
Orden de compra	Orden asociada al servicio, si aplica.
Costo / servicios incluidos	Costos registrados para el servicio y servicios adicionales.

13. Ejemplos prácticos

Caso A. Viaje programado

1. Un empleado crea la solicitud con tipo Programada.
2. Indica evento, destino, misión oficial y fechas previstas.
3. Presiona Solicitar.
4. El autorizador revisa y presiona Autorizar.
5. El asignador selecciona el vehículo y presiona Asignar.
6. El encargado de entrega registra salida real, asistentes y conductor; luego presiona Iniciar.
7. Al regreso se registran fecha y kilometrajes.
8. El encargado de recepción revisa y presiona Finalizar.

Caso B. La solicitud tiene un dato incorrecto

1. Si está Solicitado, el encargado de autorización puede usar Regresar a borrador.
2. El solicitante corrige la información.
3. El solicitante vuelve a presionar Solicitar.

Caso C. El viaje ya no se realizará

1. Abra la solicitud antes de que el viaje esté En curso.
2. Presione Cancelar.
3. Compruebe que quede en estado Cancelado.

14. Mensajes frecuentes y qué hacer

Mensaje o situación	Qué significa	Qué debe hacer
“El usuario que autoriza no puede ser el mismo que solicita”	La persona que intenta autorizar figura como solicitante.	Pida a otro usuario autorizado que realice la aprobación.
“Debe especificar el vehiculo asignado”	Se intentó asignar sin seleccionar vehículo.	Seleccione un vehículo y vuelva a presionar Asignar.
“Debe especificar una fecha de salida”	Falta la fecha/hora real de salida.	Complete Fecha y hora de Salida Real.
“Debe especificar quienes asisten”	No se seleccionaron asistentes.	Agregue al menos un participante en Asistieron.
“Debe especificar quienes son los responsables”	No se indicó conductor o responsable.	Seleccione el conductor o responsables antes de iniciar.
“deben haber al menos dos registros”	No hay suficientes registros de odómetro para finalizar.	Complete los registros requeridos de salida y regreso.
No aparece un botón	El estado o los permisos del usuario no permiten esa acción.	Revise el estado de la solicitud y consulte al responsable del sistema si debería tener ese permiso.

15. Lista de verificación rápida

Antes de solicitar

• Evento identificado claramente.
• Solicitante correcto.
• Destino correcto.
• Misión oficial explicada.
• Fechas previstas revisadas.

Antes de iniciar el viaje

• Solicitud autorizada.
• Vehículo asignado.
• Fecha y hora real de salida registrada.
• Asistentes registrados.
• Conductor o responsables registrados.

Antes de finalizar

• Fecha de regreso registrada cuando corresponde.
• Kilometraje de salida registrado.
• Kilometraje de llegada registrado.
• Registros de odómetro completos.
• Comentarios o novedades registradas.

16. Flujo completo

Paso	Estado	Quién actúa	Acción
1	Borrador	Solicitante	Completar datos y presionar Solicitar.
2	Solicitado	Autorizador	Revisar y presionar Autorizar.
3	Autorizado	Asignador	Seleccionar vehículo y presionar Asignar.
4	Asignado	Entrega	Registrar salida real, asistentes y conductor; presionar Iniciar.
5	En curso	Usuario responsable	Registrar odómetros, fechas y novedades.
6	En curso	Recepción	Revisar registros y presionar Finalizar.
7	Finalizado	–	Proceso concluido.

Regla sencilla para recordar: no avance de etapa si la información de la etapa actual está incompleta. Revise los datos antes de presionar el botón que cambia el estado.