Manual operativo de usuario: Carga de contratos escaneados de los empleados

SICA – Registro de Contratos de Empleados

1. Propósito del manual

Este manual orienta a usuarios finales en el registro, consulta y administración de contratos y documentos escaneados de empleados. Describe únicamente las opciones, datos, condiciones y permisos que pueden confirmarse en las fuentes del módulo.

2. Antes de comenzar

Para trabajar con contratos de empleados, la cuenta del usuario debe tener asignado el permiso “Puede ver contratos de empleados”. Ese permiso habilita el acceso al menú del módulo y, dentro de este módulo, permite consultar, crear, modificar y eliminar registros de contratos y tipos de documentos.

• Tenga identificado al empleado al que corresponde el documento.
• Tenga disponible el archivo escaneado que se cargará.
• Confirme el tipo de documento que corresponde: Contrato de trabajo, Adenda, Renovación de contrato, Prórroga, Terminación de contrato u Otro.
• Verifique las fechas de inicio y fin antes de guardar; ambas se solicitan en la pantalla de registro.

3. Flujo sencillo de trabajo

1. Ingresar al menú “Contratos de empleados”.
2. Seleccionar “Contratos”.
3. Iniciar un nuevo registro desde la lista.
4. Seleccionar el empleado y el tipo de documento.
5. Escribir una descripción e indicar las fechas de inicio y fin.
6. Adjuntar el documento escaneado.
7. Guardar el registro.
8. Confirmar que el contrato aparece en la lista y, cuando corresponda, en la pestaña “Contratos” de la ficha del empleado.

4. Responsabilidades por tipo de usuario

Tipo de usuario	Acciones confirmadas	Responsabilidad operativa
Usuario con permiso “Puede ver contratos de empleados”	Ver, crear, modificar y eliminar contratos; ver, crear, modificar y eliminar tipos de documentos.	Cargar información correcta, verificar fechas y archivo, y evitar eliminar registros sin confirmar que ya no son necesarios.
Usuario sin ese permiso	No tiene acceso al menú del módulo ni a la pestaña “Contratos” agregada a la ficha del empleado.	Solicitar el permiso por el canal interno definido por la organización si necesita realizar estas tareas.

5. Procedimientos paso a paso

5.1 Cargar un contrato o documento escaneado

Dónde ingresar: menú “Contratos de empleados” > “Contratos”. Se muestra una lista con empleado, tipo de documento, fechas, usuario que cargó y fecha de carga.

1. Desde la lista, utilice la acción disponible para iniciar un nuevo registro. Las fuentes no definen una etiqueta personalizada para esta acción; el texto exacto del botón depende de la interfaz instalada.
2. En “Empleado”, seleccione la persona a la que corresponde el documento.
3. En “Tipo de documento”, seleccione la clasificación adecuada.
4. En “Descripción”, escriba una identificación clara del documento.
5. Complete “Fecha inicio” y “Fecha fin”.
6. En la sección “Documento”, adjunte el archivo escaneado.
7. Use la acción estándar de guardar de la pantalla. Las fuentes no definen un botón de guardado personalizado.
8. Verifique el resultado: el registro debe quedar disponible en la lista. El sistema completa “Cargado por” y “Fecha de carga” automáticamente.

Campo	¿Obligatorio?	Qué debe completar el usuario
Empleado	Sí	Empleado al que pertenece el contrato o documento.
Tipo de documento	Sí	Clasificación del documento.
Descripción	Sí	Texto que permita reconocer el documento.
Fecha inicio	Sí en la pantalla	Fecha inicial relacionada con el documento.
Fecha fin	Sí en la pantalla	Fecha final relacionada con el documento.
Documento	Sí en la pantalla	Archivo escaneado que se desea registrar.
Cargado por	No	Lo completa automáticamente el sistema.
Fecha de carga	No	La completa automáticamente el sistema.

5.2 Consultar los contratos registrados

1. Ingrese a “Contratos de empleados” > “Contratos”.
2. Revise la lista. Los registros se ordenan priorizando la fecha de inicio más reciente y, cuando corresponde, los registros creados más recientemente.
3. Abra el registro que necesite revisar para consultar sus datos y el documento adjunto.
4. Confirme el empleado, tipo, fechas, persona que realizó la carga y fecha de carga.

5.3 Consultar documentos desde la ficha del empleado

1. Abra la ficha del empleado desde la gestión de empleados disponible en su organización.
2. Seleccione la pestaña “Contratos”. Esta pestaña solo se muestra a usuarios con el permiso del módulo.
3. Revise los registros asociados al empleado. La tabla muestra Tipo, Fecha inicio, Fecha fin y el nombre del documento.
4. Abra un registro desde esa relación cuando necesite consultar su detalle.

5.4 Modificar un contrato existente

1. Abra el contrato desde la lista principal o desde la pestaña “Contratos” del empleado.
2. Utilice la acción de edición disponible en la interfaz.
3. Corrija los datos necesarios o reemplace el documento adjunto, cuando corresponda.
4. Guarde los cambios.
5. Revise nuevamente la información mostrada.

5.5 Eliminar un contrato

1. Abra o seleccione el contrato que se desea eliminar.
2. Utilice la acción estándar de eliminación disponible para usuarios con permiso.
3. Antes de confirmar, verifique que el registro ya no deba conservarse.

5.6 Administrar los tipos de documentos

Dónde ingresar: menú “Contratos de empleados” > “Tipos de documentos”. La lista muestra Nombre, Descripción y si el tipo está activo.

1. Abra “Tipos de documentos”.
2. Para registrar un nuevo tipo, utilice la acción de creación disponible en la lista.
3. Complete “Nombre”. Es obligatorio para poder guardar.
4. Opcionalmente, complete “Descripción”.
5. Mantenga “Activo” habilitado cuando el tipo deba estar disponible.
6. Guarde el registro.

Tipo disponible inicialmente	Observación
Contrato de trabajo	Disponible al instalar el módulo.
Adenda	Disponible al instalar el módulo.
Renovación de contrato	Disponible al instalar el módulo.
Prórroga	Disponible al instalar el módulo.
Terminación de contrato	Disponible al instalar el módulo.
Otro	Disponible al instalar el módulo.

6. Restricciones y condiciones

Condición	Efecto para el usuario
Permiso requerido	Sin el permiso “Puede ver contratos de empleados” no se muestra el menú del módulo ni la pestaña “Contratos” en la ficha del empleado.
Campos obligatorios al cargar	Empleado, Tipo de documento, Descripción, Fecha inicio, Fecha fin y Documento deben completarse en el formulario.
Datos automáticos	Cargado por y Fecha de carga se completan al crear el registro y son de solo lectura.
Fechas	No se encontró una regla automática que compruebe que la Fecha fin sea posterior o igual a la Fecha inicio. El usuario debe revisar la coherencia de las fechas.
Archivo	No se encontró una regla explícita de tamaño máximo ni extensión permitida. La pantalla usa un visor de PDF; este punto debe validarse en el ambiente.
Eliminación del empleado	Los contratos asociados están configurados para eliminarse junto con el empleado si la ficha del empleado es eliminada. El permiso para eliminar empleados pertenece a la gestión de personal y no está definido por este módulo.
Niveles de permiso	El módulo define un solo grupo con permisos de consulta, creación, modificación y eliminación; no se identificaron niveles separados.

7. Ejemplos prácticos

7.1 Ejemplo: contrato de trabajo

Dato	Ejemplo
Empleado	Empleado seleccionado en la lista disponible.
Tipo de documento	Contrato de trabajo
Descripción	Contrato de trabajo – ingreso
Fecha inicio	Fecha indicada en el contrato
Fecha fin	Fecha indicada en el contrato
Documento	Archivo escaneado correspondiente

Resultado esperado: el contrato queda registrado, se muestra en la lista principal y queda relacionado con la ficha del empleado. El sistema incorpora automáticamente el usuario y la fecha de carga.

7.2 Ejemplo: adenda

Seleccione “Adenda” como tipo de documento, escriba una descripción que permita identificarla, complete las fechas que correspondan al documento y adjunte el archivo escaneado. Antes de guardar, confirme que el empleado seleccionado sea el correcto.

8. Mensajes frecuentes y solución

Las fuentes no definen textos de error personalizados. Por ello, el texto exacto que aparezca en pantalla puede depender de la versión e interfaz instalada. Las siguientes situaciones sí pueden determinarse por las condiciones del módulo:

Situación	Qué significa	Qué debe hacer
No puede guardar porque falta un dato obligatorio	Falta al menos uno de los datos solicitados en el formulario.	Complete Empleado, Tipo de documento, Descripción, Fecha inicio, Fecha fin y Documento; luego vuelva a guardar.
No aparece el menú “Contratos de empleados”	La cuenta no tiene el permiso requerido o el módulo no está disponible para ese usuario.	Solicite que se revise la asignación del permiso “Puede ver contratos de empleados”.
No aparece la pestaña “Contratos” en la ficha del empleado	La pestaña está limitada al mismo permiso del módulo.	Solicite que se revise la asignación del permiso.
El documento no se visualiza como se espera	La pantalla utiliza un visor de PDF, pero no existe una regla explícita de formato en las fuentes.	Confirme el formato del archivo utilizado y valide con el responsable funcional qué formatos se admiten en el ambiente.
Las fechas no parecen coherentes	No se encontró una validación automática entre fecha de inicio y fecha de fin.	Compare ambas fechas con el documento original y corríjalas manualmente antes de cerrar la revisión.

9. Lista de verificación antes de finalizar

• ☐ El empleado seleccionado es el correcto.
• ☐ El tipo de documento corresponde al archivo.
• ☐ La descripción permite identificar el documento.
• ☐ La fecha de inicio coincide con el documento.
• ☐ La fecha de fin coincide con el documento.
• ☐ El archivo escaneado correcto está adjunto.
• ☐ El registro aparece en la lista después de guardar.
• ☐ Cuando aplica, el registro aparece en la pestaña “Contratos” del empleado.
• ☐ Se revisó que no exista un error evidente en fechas o asociación de empleado.

10. Resumen del flujo completo

1. Acceder al módulo con el permiso correspondiente.
2. Entrar a “Contratos”.
3. Crear un registro.
4. Seleccionar empleado y tipo de documento.
5. Completar descripción y fechas.
6. Adjuntar el documento escaneado.
7. Guardar.
8. Verificar el registro en la lista y en la ficha del empleado.
9. Corregir o eliminar únicamente cuando sea necesario y se tenga certeza de la acción.