Guía paso a paso para crear, enviar, revisar, aprobar, rechazar y consultar solicitudes de modificación de Órdenes de Compra.

Este manual está dirigido a empleados que utilizarán el proceso de modificaciones de Orden de Compra en su trabajo diario. No se necesitan conocimientos técnicos ni experiencia previa con Odoo. Su propósito es explicar qué debe hacer cada usuario, qué información debe completar, qué restricciones existen y qué resultado debe esperar en cada etapa.

1. Antes de comenzar

El proceso de Modificaciones de OC permite solicitar cambios sobre una Orden de Compra sin modificarla directamente. La solicitud se prepara primero y los cambios solamente se aplican cuando es aprobada por la persona que autorizó originalmente la Orden de Compra.

Estados de una solicitud

Estado	Qué significa	Qué ocurre después
Borrador	La solicitud se está preparando.	El solicitante registra el motivo y los cambios y luego presiona Enviar a autorización.
Pendiente de autorización	La solicitud fue enviada para revisión.	El usuario que autorizó originalmente la Orden de Compra puede aprobarla o puede rechazarse.
Aprobada	La modificación fue autorizada.	Los cambios quedan aplicados a la Orden de Compra y a la Requisición relacionada.
Rechazada	La solicitud no fue autorizada.	No se aplican los cambios y la solicitud queda como registro de consulta.

Quién hace cada tarea

Persona / responsabilidad	Acción principal
Solicitante	Abre la Orden de Compra, crea la solicitud, explica el motivo, registra los cambios y la envía a autorización.
Autorizador original de la Orden de Compra	Revisa una solicitud pendiente y, si corresponde, la aprueba. El sistema impide que otra persona apruebe en su lugar.
Usuario de consulta	Consulta solicitudes desde el menú Modificaciones de OC, desde la Orden de Compra o desde la Requisición, según los accesos disponibles en su cuenta.

IMPORTANTE: La aprobación solo puede realizarla el usuario que autorizó originalmente la Orden de Compra. Si otro usuario intenta aprobar, el sistema mostrará un mensaje de error.

OBSERVACIÓN A VALIDAR: Los archivos revisados no definen permisos específicos del módulo para crear, consultar o rechazar solicitudes. Por ello, la disponibilidad de esas acciones puede depender de los permisos generales configurados en el sistema.

2. Cómo entrar a las solicitudes de modificación

1. Ingrese al sistema con su usuario y contraseña.
2. Abra el área de Compras.
3. Para ver todas las solicitudes, seleccione Modificaciones de OC.
4. Para crear una solicitud, abra primero la Orden de Compra que necesita modificar.
5. En la Orden de Compra, seleccione Solicitar modificación.
6. Si la Orden de Compra ya tiene solicitudes, puede usar el botón Modificaciones para ver únicamente las relacionadas con esa orden.

También puede consultar las solicitudes relacionadas con una Requisición desde la pestaña Modificaciones de OC de dicha Requisición.

NOTA: El botón Solicitar modificación solo aparece cuando la Orden de Compra cumple una condición configurada en esa pantalla. Los archivos del módulo no indican el significado operativo de esa condición. Si el botón no aparece, consulte al responsable funcional del sistema.

3. Crear una solicitud de modificación

Use este procedimiento cuando necesite modificar una línea existente de una Orden de Compra o agregar una nueva línea.

1. Abra la Orden de Compra que desea modificar.
2. Presione Solicitar modificación.
3. El sistema abrirá una nueva Solicitud de modificación de Orden de Compra en estado Borrador.
4. Verifique que la Orden de compra, Requisición, Solicitado por y Fecha de solicitud sean correctos.
5. Escriba el Motivo de la modificación.
6. Registre los cambios en Líneas a modificar y/o agregue información en Nuevas líneas.
7. Revise el Resumen de la modificación.
8. Cuando todo esté correcto, presione Enviar a autorización.

Información principal de la solicitud

Campo en pantalla	Qué debe escribir o seleccionar	Cuándo es necesario
Solicitud	El sistema genera el identificador automáticamente.	Siempre; no lo completa el usuario.
Orden de compra	Orden que se desea modificar. Se carga desde la OC de origen.	Siempre.
Requisición	Requisición relacionada con la Orden de Compra.	Siempre.
Solicitado por	Usuario que crea la solicitud.	Siempre; se completa automáticamente.
Fecha de solicitud	Fecha y hora de creación.	Siempre; se completa automáticamente.
Motivo	Explique por qué necesita modificar la Orden de Compra.	Siempre. Es obligatorio.
Plan unidad	Dato usado para limitar las actividades disponibles al agregar nuevas líneas.	Necesario para el registro y normalmente se carga desde la Requisición.

Mientras la solicitud esté en Borrador, el Motivo y las Nuevas líneas pueden editarse. Después de enviarla, esos datos quedan en modo de consulta.

4. Modificar una línea existente

Al crear la solicitud, el sistema carga automáticamente las líneas actuales de la Orden de Compra. No es necesario agregarlas manualmente.

1. Abra la pestaña Líneas a modificar.
2. Ubique la línea que desea cambiar.
3. Revise el Insumo actual, Cantidad actual y Monto actual.
4. Si corresponde y la línea no tiene facturación, seleccione un Nuevo insumo.
5. Cambie la Descripción si necesita actualizar el texto de la línea.
6. Ingrese la Nueva cantidad.
7. Revise o modifique el Nuevo monto solicitado.
8. Escriba un Motivo específico de la línea si necesita dejar una aclaración.
9. Revise el Movimiento mostrado por el sistema.

Datos de una línea existente

Dato	Qué significa	Restricción
Línea de OC	Identifica la línea original.	Solo lectura.
Línea de RQ	Identifica la línea relacionada en la Requisición.	Solo lectura.
Insumo actual	Insumo vigente de la línea.	Solo lectura.
Nuevo insumo	Insumo que se desea utilizar.	No puede cambiarse si ya existe facturación registrada.
Descripción	Descripción que se aplicará si la solicitud es aprobada.	Editable.
Cantidad actual	Cantidad existente al crear la solicitud.	Solo lectura.
Nueva cantidad	Cantidad solicitada.	No puede ser negativa.
Monto actual	Valor mostrado como referencia.	Solo lectura.
Nuevo monto solicitado	Valor que se utilizará al aplicar la modificación.	Editable; debe respetar lo ya facturado.
Movimiento	Variación calculada por el sistema.	Solo lectura.
Motivo	Observación específica de la línea.	No aparece definido como obligatorio.

RESTRICCIÓN: Si una línea ya tiene facturación registrada, no puede cambiar el insumo y no puede reducir el nuevo valor por debajo del monto ya facturado.

PUNTO A VALIDAR: La relación entre Monto actual, Nuevo monto solicitado, cantidad y precio unitario presenta una inconsistencia en los archivos revisados. Puede producir cálculos o validaciones inesperadas cuando la cantidad es distinta de 1. Conviene validar modificaciones de monto en un ambiente de pruebas antes de capacitar a usuarios sobre este caso.

5. Agregar una nueva línea

Use esta opción cuando la Orden de Compra necesita incluir un concepto que no existe actualmente.

1. Abra la solicitud en estado Borrador.
2. Complete primero el Motivo de la modificación; las pestañas de líneas se muestran después de informar el motivo.
3. Abra la pestaña Nuevas líneas.
4. Agregue una fila al final de la tabla.
5. Seleccione la Actividad.
6. Seleccione el Insumo.
7. Seleccione el Producto.
8. Revise o indique la Fecha prevista.
9. Escriba la Descripción.
10. Ingrese la Cantidad.
11. Ingrese el Precio unitario.
12. Revise el Movimiento calculado.

Información de una nueva línea

Campo	Qué debe registrar	Obligatorio
Actividad	Actividad correspondiente al Plan unidad.	Sí.
Insumo	Insumo relacionado con la actividad seleccionada.	Sí.
Producto	Producto que se agregará a la Orden de Compra.	Sí para poder aprobar.
Fecha prevista	Fecha prevista para la línea.	Sí.
Descripción	Descripción de lo que se compra.	Sí.
Cantidad	Cantidad requerida.	Sí; debe ser mayor que cero.
Precio unitario	Precio unitario de la nueva línea.	Sí; no puede ser negativo.
Movimiento	Cantidad multiplicada por el precio unitario.	Lo calcula el sistema.

CONDICIÓN PARA APROBAR: La actividad seleccionada debe estar relacionada con un proyecto que tenga la configuración financiera necesaria. Si falta esa configuración, el sistema detendrá la aprobación y deberá intervenir el responsable de la información de la actividad.

6. Revisar el resumen de la modificación

Antes de enviar la solicitud, revise el bloque Resumen de la modificación.

Dato	Qué significa
Líneas modificadas	Cantidad de líneas existentes en las que el sistema detectó cambios.
Nuevas líneas	Cantidad de líneas nuevas agregadas a la solicitud.
Monto original OC	Monto de referencia de la Orden de Compra.
Monto aumentado	Suma de los movimientos positivos y de las nuevas líneas.
Monto disminuido	Suma de las disminuciones detectadas.
Diferencia total	Monto aumentado menos monto disminuido.
Monto final OC	Monto original más la diferencia total.

RECOMENDACIÓN: No envíe la solicitud si el resumen no representa el cambio que pretende solicitar. Mientras esté en Borrador, revise y corrija las líneas.

7. Enviar la solicitud para autorización

1. Abra la solicitud en estado Borrador.
2. Confirme que la Orden de Compra y la Requisición estén asociadas.
3. Confirme que el Motivo esté completo.
4. Revise las líneas modificadas y las nuevas líneas.
5. Confirme que la Orden de Compra no esté cancelada.
6. Presione Enviar a autorización.
7. Verifique que el estado cambie a Pendiente de autorización.

Al enviar la solicitud, el sistema envía un correo al usuario que autorizó originalmente la Orden de Compra. El mensaje incluye la Orden de Compra, número de solicitud, solicitante, fecha, movimiento, motivo y un botón para abrir la solicitud.

IMPORTANTE: El envío no aplica todavía los cambios a la Orden de Compra. Los cambios se aplican únicamente si la solicitud es aprobada.

8. Aprobar una solicitud

Esta tarea corresponde a la persona que autorizó originalmente la Orden de Compra.

1. Abra la solicitud desde el enlace recibido por correo o desde Compras > Modificaciones de OC.
2. Confirme que el estado sea Pendiente de autorización.
3. Revise la Orden de Compra, Requisición, solicitante y motivo.
4. Revise las líneas existentes que fueron modificadas y las nuevas líneas.
5. Revise el Resumen de la modificación.
6. Presione Aprobar.
7. Verifique que el estado cambie a Aprobada.

RESULTADO: Si todas las validaciones se cumplen, el sistema actualiza las líneas correspondientes de la Orden de Compra y de la Requisición. Las nuevas líneas se crean en ambas y el solicitante recibe un correo informando que la solicitud fue APROBADA.

RESTRICCIÓN: Si el usuario que presiona Aprobar no es quien autorizó originalmente la Orden de Compra, el sistema mostrará: “Solo puede aprobar esta modificación el usuario que autorizó originalmente la Orden de Compra.”

9. Rechazar una solicitud

Esta acción está disponible cuando la solicitud se encuentra Pendiente de autorización.

1. Abra la solicitud pendiente.
2. Revise la información presentada.
3. Presione Rechazar.
4. Verifique que el estado cambie a Rechazada.

Al rechazar, el sistema registra al usuario que realizó la acción, la fecha de la decisión y envía un correo al solicitante.

PUNTO A VALIDAR: El campo Motivo de rechazo aparece como solo lectura y la acción Rechazar no solicita un motivo. Con el comportamiento actual, el correo puede indicar “No especificado”. Si la organización requiere justificar cada rechazo, debe validarse o ajustarse este comportamiento antes de definirlo como paso obligatorio para usuarios.

10. Consultar solicitudes existentes

Las solicitudes pueden consultarse por tres rutas visibles en el módulo.

1. Para una consulta general, abra Compras > Modificaciones de OC.
2. Para consultar las solicitudes de una Orden de Compra específica, abra la OC y presione Modificaciones cuando el botón esté disponible.
3. Para consultar desde una Requisición, abra la Requisición y entre a la pestaña Modificaciones de OC.

Búsquedas y filtros disponibles

Opción	Qué permite hacer
Buscar por Solicitud	Localizar una solicitud por su identificador.
Buscar por Orden de compra	Localizar solicitudes relacionadas con una OC.
Buscar por Requisición	Localizar solicitudes relacionadas con una requisición.
Buscar por Solicitado por	Localizar solicitudes de un usuario.
Buscar por Estado	Localizar solicitudes según su situación.
Filtro Pendientes	Mostrar solicitudes pendientes de autorización.
Filtro Aprobadas	Mostrar solicitudes aprobadas.
Filtro Rechazadas	Mostrar solicitudes rechazadas.
Agrupar por Estado / Orden de compra / Requisición	Organizar la lista según el criterio seleccionado.

11. Notificaciones por correo

El proceso contempla correos automáticos en tres momentos.

Momento	Quién recibe	Contenido principal
Solicitud enviada	Usuario que autorizó originalmente la Orden de Compra.	OC, solicitud, solicitante, fecha, movimiento, motivo y enlace para revisar.
Solicitud aprobada	Usuario que creó la solicitud.	Confirmación de aprobación, autorizador, movimiento, fecha y enlace.
Solicitud rechazada	Usuario que creó la solicitud.	Confirmación de rechazo, usuario que rechazó, motivo de rechazo si existe, fecha y enlace.

En la aprobación, el correo informa además que los cambios fueron aplicados a la Orden de Compra y a la Requisición correspondiente.

12. Restricciones y condiciones principales

Situación	Qué hace el sistema	Qué debe hacer
Orden de Compra cancelada	No permite enviar la solicitud.	No continúe con esa OC; consulte al responsable del proceso si corresponde.
Falta el Motivo	No permite enviar.	Complete la justificación.
Usuario distinto del autorizador original	No permite aprobar.	La aprobación debe realizarla el usuario correcto.
No hay ningún cambio ni nueva línea	No permite aprobar.	Registre al menos una modificación real o una nueva línea.
Nueva cantidad negativa	No permite continuar con ese valor.	Ingrese cero o un valor positivo, según corresponda.
Nueva línea con cantidad igual o menor que cero	No permite aprobar.	Ingrese una cantidad mayor que cero.
Nueva línea con precio negativo	No permite aprobar.	Ingrese cero o un valor positivo.
Cambio de insumo con facturación	No permite cambiar el insumo.	Mantenga el insumo actual.
Nuevo valor menor que lo ya facturado	No permite aprobar.	Ajuste el valor para cubrir como mínimo lo ya facturado.
Actividad sin configuración financiera requerida	No permite aprobar la nueva línea.	Solicite al responsable funcional que revise la actividad/proyecto.
La OC cambió después de crear la solicitud	No permite aprobar.	Cree una nueva solicitud con la información vigente.

13. Ejemplos prácticos

Caso A. Aumentar la cantidad de una línea existente

1. Abra la Orden de Compra y presione Solicitar modificación.
2. Escriba el motivo general.
3. En Líneas a modificar, ubique la línea y cambie Nueva cantidad.
4. Revise el Nuevo monto solicitado, Movimiento y el Resumen de la modificación.
5. Presione Enviar a autorización.
6. El autorizador original revisa y, si corresponde, presiona Aprobar.

PRECAUCIÓN: Por la inconsistencia identificada entre monto y cantidad, valide este escenario en pruebas antes de utilizarlo como ejemplo definitivo de capacitación.

Caso B. Cambiar el insumo de una línea sin facturación

1. Cree la solicitud y escriba el motivo.
2. Abra Líneas a modificar.
3. En la línea correspondiente, seleccione el Nuevo insumo.
4. Revise el resto de los datos y envíe a autorización.
5. Si se aprueba, el nuevo insumo se aplica a la línea de OC y a la línea relacionada de la Requisición.

Caso C. Agregar una nueva línea

1. Cree la solicitud y escriba el motivo.
2. Abra Nuevas líneas y agregue una fila.
3. Complete Actividad, Insumo, Producto, Fecha prevista, Descripción, Cantidad y Precio unitario.
4. Revise el Movimiento y el resumen.
5. Envíe a autorización.
6. Si se aprueba, el sistema crea la nueva línea en la Orden de Compra y en la Requisición relacionada.

14. Mensajes frecuentes y qué hacer

Mensaje o situación	Qué significa	Qué debe hacer
“La solicitud ya fue enviada o procesada.”	La solicitud ya no está en Borrador.	Revise su estado; no intente enviarla nuevamente.
“La solicitud no tiene una Orden de Compra asociada.”	La solicitud no tiene la OC de origen.	Inicie la solicitud desde la Orden de Compra.
“La Orden de Compra no tiene una Requisición asociada.”	Falta la relación requerida.	Solicite revisión de la Orden de Compra.
“Debe indicar el motivo de la modificación.”	El campo Motivo está vacío.	Complete el motivo y vuelva a enviar.
“No se puede solicitar una modificación de una Orden de Compra cancelada.”	La OC está cancelada.	No continúe con esa orden.
“Solo se pueden rechazar solicitudes pendientes de autorización.”	Se intentó rechazar una solicitud en otro estado.	Revise el estado de la solicitud.
“Solo se pueden aprobar solicitudes pendientes de autorización.”	Se intentó aprobar una solicitud en otro estado.	Revise el estado de la solicitud.
“La requisición no tiene definido el usuario que autorizó la Orden de Compra.”	No está identificado el autorizador original.	Solicite revisión de la Requisición.
“Solo puede aprobar esta modificación el usuario que autorizó originalmente la Orden de Compra.”	El usuario actual no es el autorizador válido.	Pida al autorizador original que realice la aprobación.
“No se ha realizado ninguna modificación ni se ha agregado ninguna nueva línea.”	La solicitud no contiene cambios detectados.	Registre un cambio real o agregue una nueva línea.
“La línea de la Orden de Compra ha cambiado desde que se creó la solicitud… Debe crear una nueva solicitud.”	La información actual de la OC ya no coincide con la registrada al crear la solicitud.	Cree una nueva solicitud.
“La nueva cantidad no puede ser negativa.”	La cantidad ingresada no es válida.	Ingrese cero o un valor positivo.
“No se puede reducir el valor de la línea por debajo del monto ya facturado.”	El nuevo valor es menor que lo ya facturado.	Aumente el valor propuesto hasta cubrir lo facturado.
“No se puede cambiar el insumo… ya tiene facturación registrada.”	La línea ya tiene facturación.	Mantenga el insumo actual.
“La nueva línea … no tiene actividad / insumo / producto.”	Falta información necesaria para aprobar.	Complete el dato indicado.
“La cantidad de una nueva línea debe ser mayor que cero.”	Cantidad inválida en una nueva línea.	Ingrese una cantidad mayor que cero.
“El precio unitario de una nueva línea no puede ser negativo.”	Precio inválido.	Ingrese cero o un valor positivo.
“La actividad … no tiene una cuenta analítica configurada en su proyecto.”	Falta una configuración administrativa necesaria.	Solicite al responsable funcional que revise la actividad o el proyecto.
No aparece un botón esperado.	El estado, la condición de la Orden de Compra o los permisos pueden impedir que se muestre.	Revise el estado y consulte al responsable funcional si debería disponer de esa acción.

15. Lista de verificación rápida

Antes de enviar

• La Orden de Compra correcta está abierta.
• La Requisición aparece asociada.
• El Motivo está completo.
• Las líneas modificadas reflejan exactamente lo solicitado.
• Las nuevas líneas tienen Actividad, Insumo, Producto, Fecha prevista, Descripción, Cantidad y Precio unitario.
• No se intenta cambiar el insumo de una línea que ya tiene facturación.
• El Resumen de la modificación fue revisado.
• La Orden de Compra no está cancelada.

Antes de aprobar

• La solicitud está Pendiente de autorización.
• El usuario conectado es quien autorizó originalmente la Orden de Compra.
• Existe al menos una línea modificada o una nueva línea.
• Las cantidades ingresadas son válidas.
• Los valores propuestos no quedan por debajo de lo ya facturado.
• Las nuevas líneas tienen todos los datos requeridos.
• La información coincide con la modificación que se desea autorizar.

16. Flujo completo

Paso	Estado	Quién actúa	Acción
1	Borrador	Solicitante	Abrir la Orden de Compra, crear la solicitud, completar Motivo y registrar cambios.
2	Borrador	Solicitante	Revisar líneas y Resumen; presionar Enviar a autorización.
3	Pendiente de autorización	Autorizador original	Revisar la solicitud y decidir Aprobar o Rechazar.
4	Aprobada	Sistema	Aplicar los cambios a la Orden de Compra y a la Requisición y notificar al solicitante.
5	Rechazada	Sistema	No aplicar cambios, registrar la decisión y notificar al solicitante.

Regla sencilla para recordar: prepare la modificación en Borrador, revise el resumen y envíela. La Orden de Compra solo se actualiza cuando el autorizador original aprueba la solicitud.

PUNTOS A VALIDAR ANTES DE PUBLICAR COMO PROCEDIMIENTO DEFINITIVO: comportamiento de monto/cantidad en líneas existentes; captura del motivo de rechazo; significado operativo de la condición que hace visible Solicitar modificación; y permisos específicos para crear, consultar o rechazar.