Guía paso a paso para registrar, consultar, actualizar y dar seguimiento a solicitudes de desarrollo o mejora de sistemas.

Este manual está dirigido a usuarios finales que utilizarán la opción Solicitudes de Desarrollo IT para registrar sus necesidades y dar seguimiento a la atención brindada por el área de Tecnologías de la Información. No se necesitan conocimientos técnicos ni experiencia previa con Odoo.

1. Antes de comenzar

Solicitudes de Desarrollo permite registrar una necesidad de desarrollo, mejora o ajuste de un sistema, describir cómo se realiza actualmente el proceso, indicar cómo debería funcionar, identificar responsables, información necesaria, cálculos, propósitos, beneficios, reglas y documentos de apoyo.

Al enviar una solicitud, el sistema asigna automáticamente un código, registra la fecha y la deja en estado Recibida. El solicitante puede seguir consultándola y puede modificarla únicamente mientras permanezca en ese estado.

Estados de una solicitud

Estado	Qué significa	Qué ocurre después
Recibida	La solicitud fue registrada y está pendiente de revisión por TI.	Mientras siga en este estado, el solicitante puede editarla. TI puede iniciar el análisis.
En análisis	TI comenzó a revisar la necesidad.	El solicitante ya no puede modificarla. TI puede aprobarla o rechazarla.
Aprobada	TI aprobó la solicitud para continuar.	TI puede marcarla En desarrollo o rechazarla.
En desarrollo	La solicitud se encuentra en ejecución por TI.	TI puede finalizarla.
Finalizada	El trabajo fue marcado como concluido.	La solicitud queda como registro de consulta. TI puede reabrirla si corresponde.
Rechazada	TI decidió no continuar con la solicitud.	La solicitud queda registrada y TI puede reabrirla.

Quién hace cada tarea

Persona / responsabilidad	Acción principal
Solicitante	Crea la solicitud, consulta sus propias solicitudes, la edita mientras esté Recibida y publica comentarios.
Gestor TI Requerimientos	Ve todas las solicitudes, completa datos administrativos, cambia estados y publica comentarios para el solicitante.
Administrador TI Requerimientos	Incluye las funciones del Gestor TI y además administra Propósitos, Beneficios y Clasificaciones; también tiene permiso para eliminar solicitudes cuando las reglas lo permiten.

2. Cómo entrar a Solicitudes de Desarrollo

Use la opción principal Solicitudes de Desarrollo. Esta opción abre la pantalla Mis Requerimientos, donde cada usuario consulta únicamente las solicitudes asociadas a su cuenta.

La lista muestra Código, Fecha, Área, Prioridad, Estado y cantidad de Comentarios. También dispone de los botones Nueva solicitud y Ver.

1. Ingrese al sistema con su usuario y contraseña.
2. Seleccione Solicitudes de Desarrollo IT en el menú principal.
3. Revise la pantalla Mis Requerimientos.
4. Para crear una solicitud, presione Nueva solicitud. Para consultar una existente, presione Ver.

3. Crear una nueva solicitud

Use este procedimiento cuando necesite solicitar un nuevo desarrollo, una mejora, una corrección o un cambio funcional relacionado con los sistemas institucionales.

En Información General, el Nombre del solicitante se muestra automáticamente. La Fecha se registra al enviar la solicitud. La Prioridad, Área solicitante y Cargo son completados posteriormente por TI desde la administración del sistema.

1. Ingrese a Solicitudes de Desarrollo IT.
2. Presione Nueva solicitud.
3. Complete las secciones del formulario de la 1 a la 11.
4. Revise especialmente los campos marcados con asterisco (*).
5. Seleccione al menos un Propósito principal y al menos un Beneficio esperado.
6. Adjunte documentos de apoyo si dispone de ellos.
7. Presione Enviar solicitud.
8. Espere el mensaje de confirmación y verifique el código asignado a la solicitud.

4. Información que debe completar

Los campos obligatorios para el solicitante son la descripción del problema, el proceso actual y el resultado esperado. Además, debe seleccionarse como mínimo un Propósito principal y un Beneficio esperado. El resto de apartados permite aportar información adicional que facilita el análisis de TI.

Sección / campo	Qué debe indicar	Obligatorio para enviar
Nombre del solicitante	Se muestra automáticamente con el usuario conectado.	Automático
Sistema o módulo relacionado	Nombre del sistema o módulo afectado, si ya existe.	No
¿Qué problema desea resolver?	Explique la necesidad, dificultad, atraso, duplicidad o situación que desea mejorar.	Sí
¿Cómo realiza actualmente este proceso?	Describa paso a paso cómo se trabaja hoy.	Sí
¿Cómo le gustaría que funcionara en el sistema?	Describa el resultado esperado de forma práctica.	Sí
Responsables	Roles o actores que registran, revisan o aprueban.	No
Información a registrar	Datos que el usuario necesitará capturar y si deben ser obligatorios.	No
Cálculos automáticos	Datos que el sistema debería calcular y la forma esperada de cálculo.	No
Propósitos principales	Seleccione uno o más propósitos de uso de la información.	Sí, al menos uno
Campos requeridos / filtros	Indique información que desea visualizar y criterios de búsqueda.	No
Reglas o validaciones	Condiciones que el sistema debería respetar.	No
Beneficio esperado	Seleccione uno o más beneficios esperados.	Sí, al menos uno
Documentos de apoyo	Archivos que ayuden a explicar la necesidad.	No
Observaciones adicionales	Información complementaria relevante.	No

5. Indicar responsables del proceso

En la sección 5 se pueden registrar los roles o actores involucrados. Para cada fila indique el nombre del rol y marque si Registra, Revisa y/o Aprueba.

El formulario permite agregar varias filas con + Agregar actor. Si se intenta eliminar la única fila disponible, la fila se conserva y sus datos se limpian.

1. Escriba el nombre del rol o actor, por ejemplo: Técnico de campo.
2. Marque Registra si ese rol ingresa información.
3. Marque Revisa si verifica la información.
4. Marque Aprueba si autoriza el proceso.
5. Use + Agregar actor para incorporar más roles.
6. Use X para retirar una fila que ya no necesita.

6. Indicar la información que debe registrar el usuario

En la sección 6 describa los datos que la futura solución deberá capturar. Puede agregar varias filas.

Cada fila contiene el nombre de la información, una descripción y la indicación Sí/No para señalar si debería ser obligatoria.

Dato	Qué registrar
Información a registrar	Nombre corto del dato. Ej.: Nombre del proyecto.
Descripción	Aclaración de lo que representa el dato.
¿Obligatorio?	Seleccione Sí cuando el dato deba exigirse para continuar; de lo contrario, seleccione No.

7. Indicar cálculos automáticos

Si la solución necesita realizar cálculos, use la sección 7. Si no aplica, puede dejarla sin información.

Cada cálculo debe indicar qué dato se espera obtener y cómo debería calcularse.

Campo	Qué debe indicar
Campo calculado	Nombre del resultado. Ej.: Total.
¿Cómo debe calcularse?	Explique la operación en lenguaje sencillo. Ej.: Cantidad × Precio unitario.

8. Seleccionar propósitos y filtros

En la sección 8 debe seleccionar al menos un propósito principal. El sistema no permite enviar ni guardar cambios si no existe una selección.

Los propósitos iniciales configurados en el módulo son los siguientes: Dar seguimiento; Elaborar informes; Tomar decisiones; Cumplir normativa; Compartir información con otras áreas o directiva.

También puede indicar los campos que necesita visualizar y los filtros o búsquedas que espera utilizar, por ejemplo por fecha, municipio o estado.

9. Registrar reglas o validaciones

En la sección 9 describa condiciones que la futura solución debe respetar. Esta información es opcional, pero ayuda a TI a identificar controles necesarios desde el inicio.

Ejemplos incluidos en el formulario: que una fecha de finalización no sea menor que la fecha de inicio, evitar registros duplicados, exigir montos mayores que cero o limitar una aprobación a un responsable determinado.

10. Seleccionar el beneficio esperado

En la sección 10 debe seleccionar al menos un beneficio esperado. El sistema exige esta selección junto con la selección de Propósito principal.

Los beneficios iniciales configurados son: Reducir tiempo de trabajo; Evitar errores; Eliminar uso de Excel; Cumplir normativa; Mejorar el seguimiento; Centralizar la información.

11. Adjuntar documentos y agregar observaciones

En la sección 11 puede adjuntar varios documentos de apoyo. Puede hacer clic en el área de carga para seleccionarlos o arrastrarlos y soltarlos sobre dicha área.

Antes de enviar, los archivos seleccionados se muestran en una lista con un icono según su tipo y con el nombre del archivo. Al editar una solicitud, los documentos ya adjuntos se muestran y se conservan; los nuevos archivos se agregan a los existentes.

El formulario sugiere utilizar como apoyo formularios actuales, archivos de Excel, reportes, capturas de pantalla, diagramas de flujo o manuales de procedimientos.

1. Ubique Documentos de apoyo adjuntos.
2. Arrastre los archivos al área indicada o haga clic para seleccionarlos.
3. Compruebe que cada archivo aparezca en la lista antes de enviar.
4. Escriba cualquier información adicional en Observaciones adicionales.

12. Enviar la solicitud y verificar el resultado

Al presionar Enviar solicitud, el sistema valida la información. Si todo está correcto, crea la solicitud, asigna un código y muestra el mensaje: “¡Su solicitud fue enviada exitosamente! El equipo de TI recibió la notificación y le dará seguimiento.”

Al crearse una solicitud, el sistema prepara una notificación para los usuarios del grupo Gestor TI que tengan correo configurado. La prioridad inicial es Media hasta que TI la cambie, y la fecha se registra automáticamente.

1. Revise nuevamente los campos obligatorios.
2. Confirme que exista por lo menos un Propósito y un Beneficio.
3. Presione Enviar solicitud.
4. Verifique el mensaje de envío exitoso.
5. Revise el Código, Fecha, Prioridad y Estado mostrados en el detalle de la solicitud.

13. Consultar, editar y comentar una solicitud

Desde Mis Requerimientos puede abrir cualquier solicitud propia con el botón Ver. El detalle presenta la información registrada, los propósitos, beneficios, reglas, observaciones, documentos y el historial de comentarios cuando existen.

El botón Editar solicitud aparece únicamente cuando la solicitud pertenece al usuario conectado y está en estado Recibida. Si TI cambia el estado, el sistema impide modificarla y muestra que la solicitud ya no puede modificarse porque ha cambiado de estado.

En la sección Comentarios puede escribir mensajes visibles para TI. Los comentarios del equipo de TI también se muestran al solicitante con autor y fecha.

1. Abra Solicitudes de Desarrollo IT.
2. Presione Ver en la solicitud que desea consultar.
3. Si aparece Editar solicitud y necesita hacer cambios, presiónelo.
4. Realice los ajustes y presione Guardar cambios.
5. Para comunicarse con TI, escriba el mensaje en Añadir un comentario y envíelo.

14. Gestión de la solicitud por el área de TI

Esta sección corresponde a usuarios con permiso Gestor TI Requerimientos o Administrador TI Requerimientos.

TI puede completar o modificar Prioridad, Área solicitante y Cargo; además puede registrar Clasificación, Número de ticket, Tiempo estimado de desarrollo y Responsable del desarrollo.

La Clasificación se selecciona de un catálogo administrado por TI. Los valores iniciales son Desarrollo, Mejora y Corrección.

Cambios de estado disponibles para TI

Estado actual	Botón / acción	Resultado
Recibida	Iniciar análisis	Pasa a En análisis.
En análisis	Aprobar	Pasa a Aprobada.
Aprobada	Marcar en desarrollo	Pasa a En desarrollo.
En desarrollo	Finalizar	Pasa a Finalizada.
Recibida, En análisis o Aprobada	Rechazar	Pasa a Rechazada. Antes de ejecutar, el sistema pide confirmación.
Rechazada o Finalizada	Reabrir	Regresa a Recibida.

Comentarios al solicitante

TI puede registrar comentarios que se muestran al solicitante en su pantalla de detalle. Pueden utilizarse para pedir aclaraciones, informar avances o comunicar decisiones.

15. Mensajes frecuentes, restricciones y lista de verificación

Mensajes frecuentes y qué hacer

Mensaje o situación	Qué significa	Qué debe hacer
“Hay campos obligatorios sin completar. Revise los apartados marcados con asterisco.”	Falta uno de los campos obligatorios del formulario.	Complete Problema, Proceso actual y Resultado esperado; luego vuelva a enviar.
“Debe seleccionar al menos un propósito principal y al menos un beneficio esperado.”	Falta una de las dos selecciones obligatorias.	Marque por lo menos un Propósito y un Beneficio.
“No fue posible registrar la solicitud. Intente nuevamente o contacte a TI.”	Ocurrió un problema al guardar.	Intente nuevamente. Si continúa, contacte a TI.
“La solicitud ya no puede modificarse porque ha cambiado de estado.”	TI ya movió la solicitud fuera de Recibida.	Consulte la información y utilice Comentarios para comunicar una corrección a TI.
“Escriba un comentario antes de enviarlo.”	Se intentó publicar un comentario vacío.	Escriba el mensaje y vuelva a enviarlo.
“No fue posible registrar el comentario. Intente nuevamente.”	Ocurrió un problema al guardar el comentario.	Intente de nuevo; si persiste, contacte a TI.
“Solo los usuarios del grupo Gestor de TI Requerimientos pueden ejecutar esta acción.”	El usuario no tiene permiso para cambiar el estado de una solicitud.	Solicite la intervención de un Gestor TI autorizado.

Restricciones importantes

Cada solicitante únicamente puede consultar sus propias solicitudes desde la pantalla de usuario.

La edición del solicitante se limita al estado Recibida.

Los usuarios Gestor TI pueden gestionar todas las solicitudes, pero no tienen permiso de eliminación. El Administrador TI sí dispone de permiso de eliminación, sujeto a la regla de estado.

PUNTO A VALIDAR: la regla implementada permite eliminar únicamente solicitudes en estado Recibida, aunque el texto del mensaje de error menciona “Recibida o Rechazada”. Conviene confirmar cuál de las dos reglas es la deseada antes de capacitar sobre eliminación.

PUNTO A VALIDAR: existe un recordatorio semanal para solicitudes Recibidas con más de tres días, pero viene desactivado en la configuración inicial; por tanto, no debe asumirse que esos recordatorios se envían automáticamente.

Lista de verificación antes de enviar

1. Problema o necesidad explicado claramente.
2. Proceso actual descrito paso a paso.
3. Resultado esperado descrito en términos prácticos.
4. Responsables agregados, si aplica.
5. Información a registrar detallada, si aplica.
6. Cálculos automáticos explicados, si aplica.
7. Al menos un Propósito seleccionado.
8. Campos y filtros indicados, si aplica.
9. Reglas o validaciones registradas, si aplica.
10. Al menos un Beneficio seleccionado.
11. Documentos de apoyo verificados, si se adjuntaron.
12. Observaciones adicionales revisadas.

16. Ejemplos prácticos y flujo completo

Caso A. Solicitud de mejora de un proceso existente

1. El usuario entra a Solicitudes de Desarrollo IT y presiona Nueva solicitud.
2. Indica el sistema relacionado, describe el problema actual y explica cómo desea que funcione.
3. Identifica los roles que registran, revisan y aprueban.
4. Detalla la información requerida y cualquier cálculo esperado.
5. Selecciona al menos un Propósito y un Beneficio.
6. Adjunta un formulario o archivo utilizado actualmente.
7. Presiona Enviar solicitud y verifica que quede en estado Recibida.
8. TI inicia el análisis y, desde ese momento, el usuario utiliza Comentarios para enviar aclaraciones.

Caso B. El solicitante detecta un dato incorrecto

1. Si la solicitud todavía está Recibida, abre el detalle y presiona Editar solicitud.
2. Corrige la información y presiona Guardar cambios.
3. Si la solicitud ya cambió de estado, no puede editarla; debe informar la corrección mediante Comentarios.

Resumen del flujo completo

Paso	Estado	Quién actúa	Acción
1	Recibida	Solicitante	Completa el formulario y envía la solicitud. Puede editar mientras continúe Recibida.
2	Recibida	TI	Completa datos administrativos y presiona Iniciar análisis.
3	En análisis	TI	Revisa la necesidad y puede Aprobar o Rechazar.
4	Aprobada	TI	Define la ejecución y presiona Marcar en desarrollo cuando corresponde.
5	En desarrollo	TI	Gestiona el trabajo y mantiene comunicación mediante comentarios.
6	Finalizada	TI	Presiona Finalizar cuando el trabajo se considera concluido.
Alternativa	Rechazada	TI	Puede rechazar desde Recibida, En análisis o Aprobada; luego puede Reabrir si corresponde.

Regla sencilla para recordar

Mientras la solicitud esté Recibida, el solicitante puede corregirla. Después de que TI inicie el análisis, las aclaraciones deben enviarse por Comentarios y los cambios de estado corresponden al personal TI autorizado.