{"id":1009,"date":"2026-08-27T15:35:02","date_gmt":"2026-08-27T15:35:02","guid":{"rendered":"https:\/\/help.fiaes.org.sv\/?p=1009"},"modified":"2026-08-27T15:35:02","modified_gmt":"2026-08-27T15:35:02","slug":"modulo-de-flotas-manual-de-usuario","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/help.fiaes.org.sv\/?p=1009","title":{"rendered":"M\u00f3dulo de Flotas – Manual de usuario"},"content":{"rendered":"\n
Gu\u00eda paso a paso para solicitar, autorizar, asignar, entregar, devolver y dar mantenimiento a veh\u00edculos.<\/p>\n\n\n\n
Este manual est\u00e1 dirigido a empleados que utilizar\u00e1n el sistema de flota en su trabajo diario. No se necesitan conocimientos t\u00e9cnicos ni experiencia previa con Odoo.<\/p>\n\n\n\n
1. Antes de comenzar<\/h2>\n\n\n\n
El m\u00f3dulo de Flota permite organizar el uso de los veh\u00edculos de la organizaci\u00f3n desde que una persona solicita un veh\u00edculo hasta que el viaje termina y se registra el kilometraje de regreso.<\/p>\n\n\n\n
Estados de una solicitud<\/h3>\n\n\n\n
Estado<\/th>
Qu\u00e9 significa<\/th>
Qu\u00e9 ocurre despu\u00e9s<\/th><\/tr><\/thead>
Borrador<\/td>
La solicitud se est\u00e1 preparando.<\/td>
El solicitante revisa los datos y presiona Solicitar.<\/td><\/tr>
Solicitado<\/td>
La solicitud fue enviada para revisi\u00f3n.<\/td>
Una persona autorizada puede aprobarla.<\/td><\/tr>
Autorizado<\/td>
El viaje ya fue aprobado.<\/td>
Se asigna un veh\u00edculo.<\/td><\/tr>
Asignado<\/td>
El veh\u00edculo fue definido.<\/td>
Se registran datos de salida y se inicia el viaje.<\/td><\/tr>
En curso<\/td>
El veh\u00edculo sali\u00f3.<\/td>
Se registran movimientos\/od\u00f3metro y luego se finaliza.<\/td><\/tr>
Finalizado<\/td>
El viaje termin\u00f3 correctamente.<\/td>
La solicitud queda como registro hist\u00f3rico.<\/td><\/tr>
Cancelado<\/td>
La solicitud fue anulada.<\/td>
No contin\u00faa el flujo.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
Qui\u00e9n hace cada tarea<\/h3>\n\n\n\n
Persona \/ responsabilidad<\/th>
Acci\u00f3n principal<\/th><\/tr><\/thead>
Solicitante<\/td>
Crea la solicitud y la env\u00eda.<\/td><\/tr>
Autorizador de veh\u00edculo<\/td>
Autoriza o devuelve la solicitud a la etapa anterior.<\/td><\/tr>
Asignador de veh\u00edculo<\/td>
Selecciona el veh\u00edculo que se utilizar\u00e1.<\/td><\/tr>
Encargado de entrega<\/td>
Registra la salida real, asistentes y conductor; luego inicia el viaje.<\/td><\/tr>
Encargado de recepci\u00f3n<\/td>
Revisa los registros del viaje y finaliza la solicitud.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
IMPORTANTE: La misma persona que solicita no puede autorizar su propia solicitud. Si intenta hacerlo, el sistema mostrar\u00e1 un mensaje de error.<\/p>\n\n\n\n
2. C\u00f3mo entrar a las solicitudes de veh\u00edculos<\/h2>\n\n\n\n\n
Ingrese al sistema con su usuario y contrase\u00f1a.<\/li>\n
Abra el m\u00f3dulo o men\u00fa de Flota.<\/li>\n
Entre a la secci\u00f3n Veh\u00edculos.<\/li>\n
Seleccione Solicitudes.<\/li>\n
El sistema mostrar\u00e1 las solicitudes en calendario, lista o formulario, seg\u00fan la vista seleccionada.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
En la lista de solicitudes aparecen, entre otros datos: Evento, Solicitante, fechas de salida y regreso, Destino, Misi\u00f3n Oficial y Estado. Las solicitudes canceladas no aparecen en la vista principal.<\/p>\n\n\n\n
3. Crear una solicitud de veh\u00edculo<\/h2>\n\n\n\n
Use este procedimiento cuando necesite un veh\u00edculo para una actividad, visita, reuni\u00f3n, traslado u otra misi\u00f3n oficial.<\/p>\n\n\n\n
Complete la informaci\u00f3n de la solicitud.<\/li>\n
Revise cuidadosamente fechas, destino y motivo del viaje.<\/li>\n
Guarde el registro si el sistema no lo hace autom\u00e1ticamente.<\/li>\n
Cuando todo est\u00e9 correcto, presione Solicitar.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Informaci\u00f3n que debe completar<\/h3>\n\n\n\n
Campo en pantalla<\/th>
Qu\u00e9 debe escribir o seleccionar<\/th>
Cu\u00e1ndo es necesario<\/th><\/tr><\/thead>
Evento<\/td>
Nombre corto que identifique el viaje o actividad. Ej.: \u201cVisita a proyecto San Miguel\u201d.<\/td>
Siempre.<\/td><\/tr>
Tipo de solicitud<\/td>
Programada o No Programada.<\/td>
Siempre.<\/td><\/tr>
Tipo de solicitante<\/td>
Empleado o Contacto.<\/td>
Siempre.<\/td><\/tr>
Solicitante<\/td>
Seleccione al empleado o contacto que solicita el veh\u00edculo.<\/td>
Siempre, seg\u00fan el tipo elegido.<\/td><\/tr>
Fecha Solicitud<\/td>
Fecha en que se registra la petici\u00f3n.<\/td>
Siempre.<\/td><\/tr>
Destino<\/td>
Lugar al que se realizar\u00e1 el viaje.<\/td>
Siempre.<\/td><\/tr>
Misi\u00f3n Oficial<\/td>
Explique el prop\u00f3sito institucional del viaje.<\/td>
Siempre.<\/td><\/tr>
Fecha Salida<\/td>
Fecha y hora previstas para salir.<\/td>
Cuando ya se conoce la programaci\u00f3n.<\/td><\/tr>
Fecha Regreso estimado<\/td>
Fecha y hora previstas para regresar.<\/td>
Cuando ya se conoce la programaci\u00f3n.<\/td><\/tr>
Encargado de autorizaci\u00f3n<\/td>
Persona que revisar\u00e1 o autorizar\u00e1 la solicitud.<\/td>
Seg\u00fan la operaci\u00f3n definida por la organizaci\u00f3n.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
Mientras la solicitud est\u00e9 en Borrador, los principales datos pueden editarse. Despu\u00e9s de enviarla, varios campos quedan bloqueados para evitar cambios durante la aprobaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
4. Enviar la solicitud para autorizaci\u00f3n<\/h2>\n\n\n\n\n
Abra la solicitud que se encuentra en estado Borrador.<\/li>\n
Confirme que el destino, misi\u00f3n oficial, fechas y solicitante sean correctos.<\/li>\n
Presione Solicitar.<\/li>\n
Verifique que el estado cambie a Solicitado.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Al enviar la solicitud, el sistema intenta generar una notificaci\u00f3n por correo mediante la plantilla configurada para este proceso.<\/p>\n\n\n\n
Si necesita corregir algo despu\u00e9s de enviarla, la solicitud puede volver a Borrador \u00fanicamente desde el estado Solicitado y por la persona configurada como encargada de autorizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
5. Autorizar una solicitud<\/h2>\n\n\n\n
Esta tarea corresponde a usuarios con permiso para autorizar veh\u00edculos.<\/p>\n\n\n\n
\n
Abra una solicitud que est\u00e9 en estado Solicitado.<\/li>\n
Revise qui\u00e9n solicita, destino, misi\u00f3n oficial y fechas previstas.<\/li>\n
Confirme que la solicitud corresponde a una actividad v\u00e1lida.<\/li>\n
Presione Autorizar.<\/li>\n
Verifique que el estado cambie a Autorizado.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
RESTRICCI\u00d3N: Quien autoriza no puede ser la misma persona que aparece como solicitante. El sistema impide esta acci\u00f3n tanto para solicitudes de empleados como de contactos.<\/p>\n\n\n\n
Si una solicitud autorizada debe regresar a la etapa anterior, el encargado de autorizaci\u00f3n puede usar Regresar a solicitado. Si todav\u00eda est\u00e1 en Solicitado, puede usar Regresar a borrador.<\/p>\n\n\n\n
6. Asignar el veh\u00edculo<\/h2>\n\n\n\n
Esta tarea corresponde a usuarios con permiso para asignar veh\u00edculos.<\/p>\n\n\n\n
\n
Abra una solicitud en estado Autorizado.<\/li>\n
Ubique la secci\u00f3n Asignaci\u00f3n.<\/li>\n
En Veh\u00edculo, seleccione el veh\u00edculo que se utilizar\u00e1.<\/li>\n
Presione Asignar.<\/li>\n
Verifique que el estado cambie a Asignado.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
El veh\u00edculo es obligatorio. No se puede completar la asignaci\u00f3n si no se ha seleccionado un veh\u00edculo. El sistema mostrar\u00e1: \u201cDebe especificar el vehiculo asignado\u201d.<\/p>\n\n\n\n
7. Preparar la salida e iniciar el viaje<\/h2>\n\n\n\n
Esta tarea corresponde al personal encargado de entregar el veh\u00edculo.<\/p>\n\n\n\n
\n
Abra una solicitud en estado Asignado.<\/li>\n
En Fecha y hora de Salida Real, registre el momento real de la entrega\/salida.<\/li>\n
En Asistieron, seleccione a las personas que participar\u00e1n en el viaje.<\/li>\n
En el campo de conductor o responsable, seleccione a la persona o personas responsables de conducir, seg\u00fan lo que muestre su pantalla.<\/li>\n
Revise que el veh\u00edculo asignado sea el correcto.<\/li>\n
Presione Iniciar.<\/li>\n
Verifique que el estado cambie a En curso.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
El sistema no deja iniciar si falta informaci\u00f3n. Antes de iniciar deben existir: fecha real de salida, asistentes y conductor(es).<\/p>\n\n\n\n
8. Registrar kilometraje y datos del viaje<\/h2>\n\n\n\n
Mientras la solicitud est\u00e9 En curso, se puede trabajar con el registro de od\u00f3metro de la solicitud.<\/p>\n\n\n\n
\n
Abra la solicitud que est\u00e1 En curso.<\/li>\n
En la tabla Registro del od\u00f3metro, agregue una l\u00ednea.<\/li>\n
Registre la informaci\u00f3n de salida correspondiente.<\/li>\n
Al regreso, agregue o complete el registro con la fecha y kilometraje de llegada.<\/li>\n
Use Comentario cuando necesite dejar una observaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Dato<\/th>
Qu\u00e9 registrar<\/th><\/tr><\/thead>
Fecha y hora de salida<\/td>
Momento al que corresponde la lectura de salida.<\/td><\/tr>
Kilometraje de salida<\/td>
Lectura del od\u00f3metro al iniciar.<\/td><\/tr>
Fecha y hora de llegada<\/td>
Momento al que corresponde la lectura de regreso.<\/td><\/tr>
Kilometraje de llegada<\/td>
Lectura del od\u00f3metro al regresar.<\/td><\/tr>
Control de mantenimiento: cada vez que se crea un registro de od\u00f3metro, el sistema compara el kilometraje de llegada con los intervalos de servicio definidos para ese veh\u00edculo. Si se supera un intervalo, puede generar una notificaci\u00f3n de mantenimiento.<\/p>\n\n\n\n
9. Registrar el regreso y finalizar<\/h2>\n\n\n\n\n
Abra la solicitud En curso.<\/li>\n
Registre la Fecha Regreso si corresponde.<\/li>\n
Compruebe que los registros de od\u00f3metro est\u00e9n completos.<\/li>\n
Confirme que exista informaci\u00f3n suficiente para demostrar la salida y el regreso.<\/li>\n
Presione Finalizar.<\/li>\n
Verifique que el estado cambie a Finalizado.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
CONDICI\u00d3N PARA FINALIZAR: El sistema exige al menos dos registros en la secci\u00f3n de od\u00f3metros. Si existe uno o ninguno, mostrar\u00e1 el mensaje: \u201cdeben haber al menos dos registros\u201d.<\/p>\n\n\n\n
10. Cancelar una solicitud<\/h2>\n\n\n\n
Use Cancelar cuando el viaje ya no se realizar\u00e1 o la solicitud debe anularse.<\/p>\n\n\n\n
\n
Abra la solicitud que desea anular.<\/li>\n
Presione Cancelar, si el bot\u00f3n est\u00e1 disponible.<\/li>\n
Verifique que el estado cambie a Cancelado.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
El bot\u00f3n Cancelar se oculta cuando la solicitud est\u00e1 En curso. Si el viaje ya comenz\u00f3, debe seguir el procedimiento operativo definido por la organizaci\u00f3n para resolver el caso.<\/p>\n\n\n\n
11. Consultar o completar la informaci\u00f3n de un veh\u00edculo<\/h2>\n\n\n\n
Dependiendo de sus permisos, puede consultar o editar la ficha de un veh\u00edculo desde el m\u00f3dulo de Flota.<\/p>\n\n\n\n
Informaci\u00f3n<\/th>
Para qu\u00e9 sirve<\/th><\/tr><\/thead>
Responsable<\/td>
Persona responsable del veh\u00edculo.<\/td><\/tr>
VIN #<\/td>
N\u00famero de identificaci\u00f3n del veh\u00edculo.<\/td><\/tr>
Motor #<\/td>
N\u00famero de motor.<\/td><\/tr>
Chasis #<\/td>
N\u00famero de chasis.<\/td><\/tr>
Activo<\/td>
Vincula el veh\u00edculo con el activo de la organizaci\u00f3n.<\/td><\/tr>
Clase<\/td>
Clasificaci\u00f3n interna del veh\u00edculo.<\/td><\/tr>
Tipo<\/td>
Tipo de veh\u00edculo.<\/td><\/tr>
Tarjeta de circulaci\u00f3n<\/td>
Imagen o archivo de la tarjeta de circulaci\u00f3n.<\/td><\/tr>
Kilometrajes por servicio<\/td>
Intervalos de mantenimiento asociados al veh\u00edculo.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
Configurar alertas de servicio por kilometraje<\/h3>\n\n\n\n
Campo<\/th>
Qu\u00e9 significa<\/th><\/tr><\/thead>
Comentario<\/td>
Descripci\u00f3n breve del control.<\/td><\/tr>
Servicio<\/td>
Tipo de servicio o mantenimiento.<\/td><\/tr>
Kilometraje entre servicios<\/td>
Cantidad de kil\u00f3metros permitidos entre un servicio y el siguiente.<\/td><\/tr>
\u00daltimo kilometraje<\/td>
Kilometraje usado como referencia para saber cu\u00e1ndo corresponde el siguiente servicio.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
Ejemplo: si un cambio de aceite est\u00e1 definido cada 5,000 km y el \u00faltimo servicio se registr\u00f3 a los 20,000 km, el sistema puede alertar cuando un nuevo registro de llegada supere el l\u00edmite configurado.<\/p>\n\n\n\n
12. Registrar ingreso de un veh\u00edculo a taller<\/h2>\n\n\n\n
Esta parte se utiliza para registrar servicios o mantenimientos realizados a un veh\u00edculo. La opci\u00f3n exacta de men\u00fa puede variar seg\u00fan los permisos disponibles, pero corresponde al registro de servicios de Flota.<\/p>\n\n\n\n
\n
Abra el registro de servicios o mantenimiento de veh\u00edculos.<\/li>\n
Cree un nuevo registro.<\/li>\n
Seleccione al Solicitante.<\/li>\n
Seleccione el Veh\u00edculo.<\/li>\n
Seleccione el Tipo de servicio.<\/li>\n
Seleccione el Taller.<\/li>\n
Complete los datos de salida del veh\u00edculo hacia el taller.<\/li>\n
Marque los Aspectos a revisar y escriba la Descripci\u00f3n si es necesario.<\/li>\n
Al regresar el veh\u00edculo, complete la informaci\u00f3n de Retorno y el Diagn\u00f3stico.<\/li>\n
Registre la Orden de compra cuando corresponda.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Datos de salida al taller<\/h3>\n\n\n\n
Campo<\/th>
Qu\u00e9 debe registrar<\/th>
Obligatorio en pantalla<\/th><\/tr><\/thead>
Solicitante<\/td>
Empleado que solicita o gestiona el servicio.<\/td>
S\u00ed<\/td><\/tr>
Veh\u00edculo<\/td>
Veh\u00edculo que ir\u00e1 al taller.<\/td>
S\u00ed<\/td><\/tr>
Tipo de servicio<\/td>
Mantenimiento o servicio requerido.<\/td>
S\u00ed<\/td><\/tr>
Taller<\/td>
Proveedor\/taller que recibir\u00e1 el veh\u00edculo.<\/td>
S\u00ed<\/td><\/tr>
Fecha salida<\/td>
Fecha en que el veh\u00edculo sale al taller.<\/td>
Agregue al menos un participante en Asistieron.<\/td><\/tr>
\u201cDebe especificar quienes son los responsables\u201d<\/td>
No se indic\u00f3 conductor o responsable.<\/td>
Seleccione el conductor o responsables antes de iniciar.<\/td><\/tr>
\u201cdeben haber al menos dos registros\u201d<\/td>
No hay suficientes registros de od\u00f3metro para finalizar.<\/td>
Complete los registros requeridos de salida y regreso.<\/td><\/tr>
No aparece un bot\u00f3n<\/td>
El estado o los permisos del usuario no permiten esa acci\u00f3n.<\/td>
Revise el estado de la solicitud y consulte al responsable del sistema si deber\u00eda tener ese permiso.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
15. Lista de verificaci\u00f3n r\u00e1pida<\/h2>\n\n\n\n
Antes de solicitar<\/h3>\n\n\n\n
\n
Evento identificado claramente.<\/li>\n
Solicitante correcto.<\/li>\n
Destino correcto.<\/li>\n
Misi\u00f3n oficial explicada.<\/li>\n
Fechas previstas revisadas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Antes de iniciar el viaje<\/h3>\n\n\n\n
\n
Solicitud autorizada.<\/li>\n
Veh\u00edculo asignado.<\/li>\n
Fecha y hora real de salida registrada.<\/li>\n
Asistentes registrados.<\/li>\n
Conductor o responsables registrados.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Antes de finalizar<\/h3>\n\n\n\n
\n
Fecha de regreso registrada cuando corresponde.<\/li>\n
Kilometraje de salida registrado.<\/li>\n
Kilometraje de llegada registrado.<\/li>\n
Registros de od\u00f3metro completos.<\/li>\n
Comentarios o novedades registradas.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
16. Flujo completo<\/h2>\n\n\n\n
Paso<\/th>
Estado<\/th>
Qui\u00e9n act\u00faa<\/th>
Acci\u00f3n<\/th><\/tr><\/thead>
1<\/td>
Borrador<\/td>
Solicitante<\/td>
Completar datos y presionar Solicitar.<\/td><\/tr>
2<\/td>
Solicitado<\/td>
Autorizador<\/td>
Revisar y presionar Autorizar.<\/td><\/tr>
3<\/td>
Autorizado<\/td>
Asignador<\/td>
Seleccionar veh\u00edculo y presionar Asignar.<\/td><\/tr>
4<\/td>
Asignado<\/td>
Entrega<\/td>
Registrar salida real, asistentes y conductor; presionar Iniciar.<\/td><\/tr>
5<\/td>
En curso<\/td>
Usuario responsable<\/td>
Registrar od\u00f3metros, fechas y novedades.<\/td><\/tr>
6<\/td>
En curso<\/td>
Recepci\u00f3n<\/td>
Revisar registros y presionar Finalizar.<\/td><\/tr>
7<\/td>
Finalizado<\/td>
–<\/td>
Proceso concluido.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
Regla sencilla para recordar: no avance de etapa si la informaci\u00f3n de la etapa actual est\u00e1 incompleta. Revise los datos antes de presionar el bot\u00f3n que cambia el estado.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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