Guía paso a paso para crear, completar y presentar un informe de avance de los indicadores de un Plan Unidad.

Este manual está dirigido a usuarios que registran avances en SICA. No se necesitan conocimientos técnicos; únicamente acceso al sistema y al Plan Unidad correspondiente.

1. Antes de comenzar

El Informe de Avance reúne en una sola pantalla los indicadores del Plan Unidad para registrar el resultado alcanzado, explicar el avance y adjuntar su evidencia.

Estados del informe

Estado	Qué significa	Qué puede hacer
Borrador	El informe se está preparando.	Registrar, editar o eliminar avances y luego presentarlo.
Presentado	El informe fue enviado al revisor.	Esperar la revisión. El revisor puede aprobarlo o retornarlo.
Aprobado	El informe fue revisado y aprobado.	El proceso del informe finaliza.

2. Ingresar al Plan Unidad

1. Ingrese a SICA con su usuario y contraseña.
2. Abra el Plan Unidad sobre el cual necesita reportar avances.
3. Ubique la pestaña Indicadores disponibles.
4. Dentro de esa sección, presione el botón 📈 Informe de Avance.

El sistema abrirá la lista de informes de avance correspondientes únicamente a ese Plan Unidad.

3. Revisar si ya existe un informe

Antes de crear uno nuevo, revise la lista que aparece en pantalla.

Situación	Qué debe hacer
Ya existe un informe en Borrador	Ábralo y continúe completándolo. No cree otro.
Existe un informe Presentado	El informe está pendiente de revisión. Debe esperar su aprobación o retorno.
Los informes anteriores están Aprobados	Puede crear el siguiente informe, siempre que corresponda al nuevo período.
No existe ningún informe	Presione Crear.

4. Crear un nuevo Informe de Avance

1. En la lista de informes, presione Crear.
2. El sistema completa automáticamente el Plan, la Fecha, su Usuario y, cuando está configurado, el Usuario Revisor.
3. Revise que la fecha corresponda a la fecha de corte que desea reportar.
4. Revise el Usuario Revisor (Gerente o Director). Si es necesario, seleccione el revisor correcto.
5. Presione Guardar.
6. Al guardar, verifique que en la pestaña Indicadores aparezca el listado de indicadores del Plan Unidad.

En la parte superior del informe también verá un resumen con el total de indicadores, indicadores con avance, indicadores pendientes y el cumplimiento total. Estos datos se actualizan automáticamente conforme registra los avances.

5. Registrar el avance de un indicador

Repita este procedimiento para cada indicador que deba reportar.

1. En la pestaña Indicadores, ubique el indicador que desea completar.
2. Revise como referencia la Meta esperada, la unidad de medida, frecuencia y peso.
3. Presione el botón Avance de la fila correspondiente.
4. Se abrirá una ventana llamada Registro de Avance.
5. Complete la información solicitada según el tipo de indicador, siguiendo los apartados siguientes.
6. Adjunte la evidencia correspondiente.
7. Presione Guardar.
8. Cierre la ventana y verifique que el valor aparezca en la columna Avance del informe.

6. Qué debe completar dentro del Registro de Avance

Campo o sección	Qué debe hacer
Análisis sobre este avance	Escriba una explicación breve y clara del resultado alcanzado. Indique qué se logró y cualquier situación importante que ayude a entender el dato.
Fecha de corte	Revise la fecha hasta la cual se está reportando el avance.
Esperado	Es la meta esperada del indicador. Se muestra como referencia y no se modifica desde esta pantalla.
Avance	Es el resultado alcanzado. Puede escribirse directamente o calcularse a partir de variables, según el indicador.
Cumplimiento	El sistema lo calcula automáticamente con base en el avance y la meta.
Estado	El sistema muestra un semáforo como referencia del nivel de cumplimiento.
Evidencias	Adjunte el documento, fotografía, listado, reporte u otro archivo que respalde el avance registrado.

Cómo redactar el análisis

Use una explicación corta que permita entender el valor registrado. Por ejemplo:

7. Caso A: indicador sin variables

Si el indicador no utiliza variables, el campo Avance estará disponible para escribir el resultado directamente.

1. Escriba el Análisis sobre este avance.
2. Revise la Fecha de corte.
3. Digite el resultado en Avance.
4. Revise el Cumplimiento que calcula el sistema.
5. Adjunte al menos una Evidencia.
6. Si aparece la sección Plan de acción requerido, complétela antes de guardar.
7. Presione Guardar.

8. Caso B: indicador con variables

Algunos indicadores se calculan automáticamente a partir de una o más variables. En estos casos no debe calcular manualmente el resultado final.

1. Escriba el Análisis sobre este avance.
2. Revise las Variables formuladas que aparecen como referencia.
3. En la tabla de variables del avance, escriba el Valor correspondiente a cada variable solicitada.
4. El sistema utilizará esos valores y la fórmula configurada para calcular el campo Avance.
5. Revise que el resultado calculado sea coherente con la información ingresada.
6. Adjunte al menos una Evidencia.
7. Complete el Plan de acción si el sistema lo solicita.
8. Presione Guardar.

9. Si aparece el botón “Completar”

En algunos indicadores pueden existir datos de formulación pendientes. Cuando esto ocurra, el sistema mostrará el botón ✎ Completar.

1. Presione ✎ Completar.
2. Se abrirá una ventana con las variables formuladas del indicador.
3. Las variables ya completas se mostrarán únicamente para consulta.
4. Digite el valor de las variables que aparezcan como Pendiente.
5. Presione Guardar.
6. Regrese al avance y continúe con el registro normal.

10. Adjuntar la evidencia

1. Dentro del Registro de Avance, abra la pestaña 📎 Evidencias.
2. Seleccione o cargue el archivo que respalda el resultado informado.
3. Compruebe que el archivo quede adjunto.
4. Regrese al formulario y continúe con el guardado.

11. Completar el Plan de Acción cuando sea requerido

Si el indicador no alcanza el nivel esperado y el sistema muestra Plan de acción requerido, debe agregar al menos una acción antes de guardar.

Dato	Qué registrar
Responsable	Seleccione a la persona responsable de ejecutar la acción.
Acción	Describa de forma concreta qué se hará para mejorar o completar el resultado.
Fecha	Indique la fecha prevista para realizar o completar la acción.

12. Editar o eliminar un avance antes de presentar

Mientras el informe esté en Borrador, puede corregir los avances.

1. Para editar, vuelva a presionar Avance en la fila del indicador. Si ya existe un avance, el sistema abrirá ese mismo registro para editarlo.
2. Realice los cambios necesarios y presione Guardar.
3. Si necesita borrar completamente ese avance, utilice el botón 🗑 Eliminar que aparece cuando el indicador ya tiene información registrada.

13. Revisar el informe antes de presentarlo

Antes de enviarlo al revisor, haga una revisión rápida:

• ✓ La fecha de corte es correcta.
• ✓ El revisor seleccionado es la persona correcta.
• ✓ Los indicadores que corresponden tienen su avance registrado.
• ✓ Cada avance contiene un análisis claro.
• ✓ Los valores o variables fueron revisados.
• ✓ Las evidencias están adjuntas.
• ✓ Los planes de acción solicitados por el sistema están completos.

También puede usar la pestaña Análisis del informe para registrar una observación general sobre el período, cuando sea necesario.

14. Presentar el Informe de Avance

1. Confirme que el informe se encuentra en estado Borrador.
2. Revise el campo Usuario Revisor (Gerente o Director).
3. Presione el botón Presentar.
4. Verifique que el estado cambie de Borrador a Presentado.
5. El sistema enviará una notificación al revisor configurado para que revise el informe.

15. Qué ocurre después de presentar

Acción del revisor	Qué ocurre	Qué debe hacer usted
Aprobar	El informe cambia a Aprobado.	No necesita realizar más cambios.
Retornar	El informe vuelve a Borrador con una observación del revisor.	Lea la observación, corrija los avances necesarios y vuelva a Presentar.

Cuando un informe es retornado para corrección, el sistema registra la observación del revisor y envía una notificación al usuario que lo presentó.

16. Mensajes frecuentes y qué hacer

Mensaje o situación	Qué significa	Qué debe hacer
“Existe un informe pendiente de aprobación para este plan”	Ya hay un informe en Borrador o Presentado.	Abra el informe existente y continúe con ese registro.
“Ya existe un informe de avance … correspondiente a …”	Ya existe un informe del mismo mes y año.	Revise el informe existente; no cree otro del mismo período.
“Debe seleccionar el usuario que revisará el informe”	No se indicó revisor.	Seleccione el Gerente o Director que debe revisar el informe.
“No puede enviarse el informe a usted mismo para revisión”	Su usuario fue seleccionado como revisor.	Seleccione al revisor correspondiente.
“Debe adjuntar al menos una evidencia…”	El avance no tiene archivo de respaldo.	Abra la pestaña Evidencias y adjunte el documento correspondiente.
“Debe registrar al menos una acción en el Plan de Acción…”	El resultado requiere una acción de mejora.	Agregue Responsable, Acción y Fecha antes de guardar.
“Ya existe un informe con fecha … Debe ingresar una fecha superior”	Ese indicador ya tiene un avance posterior o igual a la fecha seleccionada.	Revise la fecha de corte y utilice una fecha válida posterior al último avance registrado.
No aparece el botón esperado	La acción puede depender del estado del informe o de los permisos del usuario.	Revise el estado. Si considera que debería tener acceso, consulte al responsable de SICA.

17. Flujo completo en resumen

Paso	Acción	Resultado
1	Abrir el Plan Unidad.	Se visualiza el plan que se va a reportar.
2	Ir a Indicadores disponibles y presionar Informe de Avance.	Se muestran los informes del plan.
3	Abrir un borrador existente o presionar Crear.	Se prepara el informe del período.
4	Guardar la cabecera.	Se cargan los indicadores del plan.
5	Presionar Avance en cada indicador.	Se registra análisis, valor/variables, evidencia y plan de acción cuando aplique.
6	Revisar indicadores pendientes y datos generales.	El informe queda listo para envío.
7	Presionar Presentar.	El estado cambia a Presentado y se envía al revisor.
8	Atender retorno, si existe.	Se corrige el borrador y se presenta nuevamente.
9	Revisor aprueba.	El informe queda Aprobado.

Regla sencilla para recordar: registre el avance indicador por indicador, adjunte su respaldo, revise todo mientras esté en Borrador y presione Presentar únicamente cuando el informe esté completo.