Esta guía explica, paso a paso y en lenguaje sencillo, cómo registrar, valorar, orientar y dar seguimiento a oportunidades vinculadas con un plan de unidad.

Está dirigida a las personas usuarias responsables de identificar oportunidades, completar su evaluación, definir la forma de gestión y consultar la matriz y el mapa de prioridad.

1. Antes de comenzar

La matriz permite documentar una situación futura e incierta que podría generar un beneficio para FIAES. Cada oportunidad se vincula con un plan de unidad y se valora mediante Probabilidad por Beneficio. El resultado ordena las oportunidades; no representa un porcentaje ni obliga por sí solo a ejecutarlas.

Flujo sencillo de trabajo

Etapa	Qué hace la persona usuaria	Resultado esperado
Identificar	Describe la oportunidad, la situación favorable, las capacidades, el beneficio y las partes beneficiadas.	Registro completo y vinculado al plan.
Valorar	Selecciona la probabilidad y el beneficio en escalas de 1 a 5.	Índice y prioridad calculados automáticamente.
Orientar	Responde las preguntas que aparecen según cada respuesta.	Decisión de respuesta calculada automáticamente.
Gestionar	Selecciona la forma de gestión y completa los datos que se habilitan.	Acción, vínculo, seguimiento o cierre documentado.
Consultar	Filtra, agrupa, revisa gráficos o imprime el mapa del plan.	Vista consolidada de las oportunidades.

Quién hace cada tarea

Tipo de usuario	Acciones principales
Usuario con acceso a oportunidades	Consulta la matriz y, según los permisos asignados, registra o actualiza oportunidades.
Responsable del seguimiento	Mantiene actualizados los datos de gestión, la próxima revisión, la evidencia y las observaciones.
Administrador de oportunidades	Configura en el plan las personas autorizadas para consultar y gestionar sus oportunidades.

Importante: El acceso real depende de los permisos asignados a cada persona. Si aparece un aviso de falta de acceso, debe solicitar al administrador que revise su autorización para el plan y su pertenencia al grupo correspondiente.

Punto a validar: Los archivos disponibles no muestran la ubicación del menú principal de Planes de unidad ni todos los permisos de creación, edición y eliminación. Este manual utiliza únicamente las rutas y controles visibles en las pantallas suministradas.

2. Cómo entrar a la matriz de oportunidades

Desde un plan de unidad

1. Ingrese al plan de unidad que desea consultar.
2. Abra la pestaña Oportunidades, ubicada después de la pestaña Riesgos.
3. Revise la lista de oportunidades vinculadas con ese plan.
4. Presione Abrir matriz y reportes para abrir la vista completa filtrada al plan seleccionado.

Desde el menú de oportunidades

1. Abra Gestión de oportunidades.
2. Seleccione Matriz de oportunidades.
3. Utilice la búsqueda o los filtros para localizar el registro que necesita.

Resultado esperado: se muestra la lista de oportunidades con datos como código, plan de unidad, oportunidad, responsable, probabilidad, beneficio, índice, prioridad y próxima fecha de revisión.

3. Crear una oportunidad

1. Entre al plan de unidad y abra la pestaña Oportunidades.

1. Presione Abrir matriz y reportes.
2. Presione Crear.
3. Complete los datos de identificación y vinculación.

1. Seleccione la probabilidad y el beneficio.
2. Responda las preguntas de orientación que correspondan.
3. Seleccione la forma de gestión y complete los datos adicionales que aparezcan.
4. Presione Guardar.

Resultado esperado: el sistema asigna automáticamente un código y conserva la oportunidad dentro del plan de unidad desde el cual se abrió la matriz.

4. Completar la identificación y las vinculaciones

La pantalla presenta una ayuda y un ejemplo antes de cada campo principal. Los ejemplos sirven como guía; deben sustituirse por la información real de la oportunidad.

Campo	Qué debe registrar	Obligatorio	Ejemplo mostrado
Oportunidad	Situación futura e incierta que podría generar un beneficio para FIAES.	Sí	Una herramienta digital podría agilizar el seguimiento del POA.
Situación favorable	Condición o cambio que podría permitir que la oportunidad se materialice.	Sí	El proveedor ofrece integración con los sistemas existentes.
Fortalezas o capacidades	Recursos o conocimientos internos que facilitan aprovechar la oportunidad.	Sí	Personal capacitado y licencias institucionales disponibles.
Beneficio esperado	Resultado positivo que FIAES obtendría si la oportunidad se materializa.	Sí	Menor tiempo de consolidación y mayor trazabilidad.
Partes interesadas beneficiadas	Personas u organizaciones que recibirían el efecto positivo.	Sí	Unidades de FIAES, Alta Dirección y cooperantes.
Responsable del seguimiento	Persona que mantendrá actualizados los avances y las evidencias.	Sí	Al crear el registro se propone la persona que inició sesión.
Proceso del SGC relacionado	Proceso institucional relacionado con la oportunidad.	No	Seleccione uno si corresponde.
Otras unidades involucradas	Unidades adicionales cuya participación será necesaria.	No	Escriba los nombres de las unidades.

5. Seleccionar la probabilidad y el beneficio

Escala de probabilidad

Valor	Nivel
1	Muy poco probable
2	Poco probable
3	Posible
4	Probable
5	Muy probable

Escala de beneficio

Valor	Nivel	Explicación que muestra la pantalla
1	Mínimo	Mejora pequeña en una actividad, sin efecto apreciable en los objetivos.
2	Menor	Mejora limitada y medible dentro de una unidad, con contribución reducida a los objetivos.
3	Moderado	Mejora apreciable en una unidad o proceso y contribución a un objetivo operativo.
4	Significativo	Mejora importante en los objetivos y beneficio para varias unidades, procesos o partes interesadas.
5	Estratégico	Cambio institucional relevante o nueva capacidad que fortalece objetivos estratégicos.

Importante: Al cambiar el beneficio, la explicación ubicada debajo del campo se actualiza automáticamente.

6. Interpretar el índice y la prioridad

El sistema multiplica la Probabilidad por el Beneficio. Por ejemplo, Probabilidad 4 por Beneficio 3 produce un índice de 12 y una prioridad Alta.

Prioridad	Índice	Color	Orientación automática
Baja	1 a 4	Gris claro	Mantener en observación. No requiere un plan de acción.
Media	5 a 9	Azul	Evaluar la conveniencia. Puede vincularse con una actividad existente o mantenerse en seguimiento con justificación.
Alta	10 a 16	Verde claro	Realizar análisis de viabilidad y documentar la decisión.
Muy alta	17 a 25	Verde oscuro	Realizar revisión prioritaria y definir formalmente la forma de gestión.

Recuerde: La puntuación determina el nivel de análisis requerido; no obliga a ejecutar la oportunidad.

7. Responder las preguntas de orientación

Las preguntas aparecen una a una. Cuando se cambia una respuesta anterior, el sistema limpia y oculta las respuestas posteriores que ya no corresponden.

Pregunta	Si responde Sí	Si responde No
¿Está alineada y es viable?	Muestra la pregunta sobre dependencia de un tercero.	Recomienda Cerrar.
¿Depende esencialmente de un tercero?	Recomienda Compartir.	Muestra la pregunta sobre materialización directa.
¿FIAES puede materializarla directamente?	Recomienda Aprovechar.	Muestra la pregunta sobre aumento de probabilidad o beneficio.
¿Puede aumentar su probabilidad o beneficio?	Recomienda Potenciar.	Recomienda Aceptar y observar.

Resultado esperado: al completar la ruta de preguntas, aparece una decisión de respuesta con su explicación y un color distintivo.

8. Comprender la decisión de respuesta

Decisión	Significado
Aprovechar	Ejecutar acciones directas para procurar la materialización.
Potenciar	Aumentar la probabilidad o el beneficio esperado.
Compartir	Desarrollar la oportunidad con otra unidad o entidad.
Aceptar y observar	Mantener seguimiento sin acciones adicionales por el momento.
Cerrar	Justificar la falta de viabilidad o pertinencia.

La decisión se calcula a partir de las respuestas; no se escribe manualmente. Si la decisión es Cerrar, aparece el campo Justificación de la decisión y debe completarse antes de guardar.

9. Seleccionar la forma de gestión

Después de revisar la decisión automática, seleccione una forma de gestión. La pestaña Gestión y seguimiento habilita o exige información según la opción elegida.

Forma de gestión	Dato que debe completar	Condición
Actividad existente del POA	Actividad existente del POA.	Obligatorio.
Proyecto o iniciativa existente	Proyecto o iniciativa existente.	Obligatorio.
Nueva acción	Acciones por realizar y Plazo. Resultado previsto es opcional.	Acciones y plazo obligatorios.
Solo seguimiento	Próxima fecha de revisión y justificación.	Ambos son exigidos por la validación al guardar.
Cerrar	Justificación de la decisión.	Obligatorio.

Observación para validación: La pantalla hace visible la justificación cuando la decisión automática es Cerrar; sin embargo, la validación también la exige al elegir Solo seguimiento. Si el campo no está visible en esa combinación, solicite revisión al administrador antes de continuar.

10. Registrar seguimiento y evidencia

1. Abra la oportunidad que desea actualizar.
2. Abra la pestaña Gestión y seguimiento.
3. Complete los datos que correspondan a la forma de gestión seleccionada.
4. Indique la próxima fecha de revisión cuando aplique.
5. Adjunte un archivo en Evidencia si necesita respaldar el avance.
6. Registre el resultado y las observaciones de cierre cuando corresponda.
7. Presione Guardar.

En la parte inferior también puede utilizar seguidores, actividades y mensajes para coordinar el seguimiento, si esas funciones están habilitadas para su usuario.

11. Consultar filtrar y agrupar oportunidades

En la matriz puede buscar por código, oportunidad, plan de unidad, proceso relacionado, responsable o prioridad.

• Filtros disponibles por prioridad: Baja, Media, Alta y Muy alta.
• Agrupaciones disponibles: Plan de unidad, Prioridad y Responsable.
• Vista de tabla: permite revisar cada registro y abrirlo.
• Vista dinámica: resume la información por plan y prioridad.
• Vista gráfica: muestra oportunidades por prioridad usando el índice como medida.

12. Imprimir el mapa de oportunidades del plan

1. Abra el plan de unidad correspondiente.
2. Entre a la pestaña Oportunidades.
3. Presione Imprimir mapa de oportunidades.
4. Espere a que se genere el documento.
5. Revise o descargue el archivo para imprimirlo.

Resultado esperado: se genera un mapa horizontal de 5 por 5. Las columnas representan la Probabilidad, las filas representan el Beneficio y cada celda muestra el índice y las oportunidades del plan que coinciden con esa combinación. El mapa utiliza gris claro, azul, verde claro y verde oscuro para las cuatro prioridades.

Restricción: El mapa se imprime desde el plan de unidad y reúne únicamente las oportunidades vinculadas con ese plan.

13. Ejemplos prácticos

Ejemplo 1 Oportunidad que FIAES puede aprovechar

• Oportunidad: una herramienta digital podría agilizar el seguimiento del POA.
• Probabilidad: 4 Probable.
• Beneficio: 4 Significativo.
• Índice: 16. Prioridad: Alta.
• Respuestas: está alineada y es viable; no depende esencialmente de un tercero; FIAES puede materializarla directamente.
• Decisión automática: Aprovechar.
• Forma de gestión posible: Nueva acción, completando acciones por realizar y plazo.

Ejemplo 2 Oportunidad que requiere participación externa

• La oportunidad está alineada y es viable.
• Depende esencialmente de un tercero.
• Decisión automática: Compartir.
• La persona usuaria selecciona la forma de gestión correspondiente y documenta los vínculos necesarios.

Ejemplo 3 Oportunidad no viable

• En la primera pregunta se selecciona No.
• El sistema recomienda Cerrar.
• Se muestra la justificación de la decisión.
• La persona usuaria explica por qué la oportunidad no está alineada o no resulta viable y guarda el registro.

14. Mensajes frecuentes y qué hacer

Mensaje o situación	Qué significa	Qué debe hacer
Debe registrar la justificación para observar o cerrar la oportunidad.	Se eligió Solo seguimiento o Cerrar sin explicación.	Complete la justificación. Si no aparece el campo, solicite revisión al administrador.
Debe indicar la actividad existente del POA.	Se eligió Actividad existente del POA sin referencia.	Escriba la actividad y vuelva a guardar.
Debe indicar el proyecto o iniciativa existente.	Se eligió Proyecto o iniciativa existente sin referencia.	Escriba el proyecto o iniciativa y vuelva a guardar.
Para una nueva acción debe registrar las acciones y el plazo.	Falta la descripción de acciones o la fecha límite.	Complete ambos datos y vuelva a guardar.
Debe indicar la próxima fecha de revisión.	Se eligió Solo seguimiento sin fecha.	Seleccione la próxima fecha de revisión.
No tiene permiso para acceder a este documento.	Su usuario no cuenta con acceso suficiente al registro.	Solicite al administrador revisar el grupo asignado y la autorización del plan.
No aparece una decisión de respuesta.	La ruta de preguntas aún no está completa.	Responda cada pregunta visible hasta que aparezca la decisión.

15. Lista de verificación antes de guardar

• La oportunidad está vinculada con el plan de unidad correcto.
• Los cinco campos principales de identificación están completos.
• El responsable del seguimiento es correcto.
• La probabilidad y el beneficio corresponden al análisis realizado.
• La prioridad calculada y su orientación fueron revisadas.
• Todas las preguntas visibles fueron respondidas.
• La decisión automática fue revisada.
• Se seleccionó una forma de gestión.
• Se completaron los datos obligatorios que aparecieron para esa forma de gestión.
• La justificación está registrada cuando se eligió Solo seguimiento o Cerrar.
• Se adjuntó evidencia si corresponde.

16. Resumen del flujo completo

1. Abrir el plan de unidad y entrar a Oportunidades.
2. Abrir la matriz y crear el registro.
3. Describir la oportunidad y completar sus datos principales.
4. Asignar responsable y vinculaciones.
5. Seleccionar probabilidad y beneficio.
6. Revisar índice, prioridad y orientación automática.
7. Responder las preguntas que se muestran.
8. Revisar la decisión de respuesta.
9. Seleccionar la forma de gestión y completar sus requisitos.
10. Guardar y mantener actualizados la revisión, evidencia y observaciones.
11. Consultar la matriz o imprimir el mapa desde el plan.